పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించాలి [వీడియో మరియు క్విజ్]

సంక్షిప్తంగా: తక్కువ-ప్రమాదంతో కూడిన ముసాయిదా తయారీ, సంగ్రహణ, వ్యవస్థీకరణ మరియు విశ్లేషణ కోసం పనిలో AIని ఉపయోగించండి, అదే సమయంలో ఖచ్చితత్వం మరియు నిర్ణయాల విషయంలో ప్రజలను జవాబుదారీగా ఉంచండి. ఒక పునరావృతమయ్యే పనితో ప్రారంభించండి, సున్నితమైన సమాచారాన్ని తొలగించండి మరియు ప్రతి అవుట్‌పుట్‌ను సమీక్షించండి - ప్రత్యేకించి అది ఎవరి హక్కులు, జీవనోపాధి, భద్రత లేదా భవిష్యత్తును ప్రభావితం చేయగలదని భావించినప్పుడు.

జవాబుదారీతనం: అధిక ప్రభావం చూపే నిర్ణయాలు మరియు తుది ఆమోదాలకు అర్హులైన వ్యక్తులే బాధ్యత వహించేలా నిర్ధారించుకోండి.

గోప్యత: ఆమోదించబడిన సాధనాలను ఉపయోగించండి మరియు దేనినైనా సమర్పించే ముందు గోప్యమైన లేదా గుర్తించే సమాచారాన్ని తొలగించండి.

పారదర్శకత: కార్యాలయ విధానం, క్లయింట్ అంచనాలు లేదా సంభావ్య పరిణామాలు అవసరమైనప్పుడల్లా AI వినియోగాన్ని వెల్లడించాలి.

ధృవీకరణ: వాస్తవాలు, యజమానులు, గడువులు మరియు అంచనాలను అసలు మూల సమాచారంతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేయండి.

పరీక్షించడం: ఏదైనా వర్క్‌ఫ్లోను విస్తరించే ముందు మొత్తం సమయం, అవసరమైన సవరణలు మరియు వినియోగదారుపై ప్రభావాన్ని కొలవండి.

1. పనిలో AIని ఉపయోగించడంలో ఏమేమి ఉంటాయి

పనిలో ఏఐని ఉపయోగించడం అంటే తప్పనిసరిగా ఒక వ్యక్తిని తొలగించడం లేదా పూర్తి ఉద్యోగాన్ని స్వయంచాలకం చేయడం అని అర్థం కాదు. చాలా కార్యాలయాల్లో, ఏఐ ఒక సహాయక సాధనంగా చాలా విలువైనది .

దీనిని వేగవంతమైన, కొంచెం అతి విశ్వాసం గల సహాయకుడిగా భావించండి.

ఇది మీకు సహాయం చేయగలదు:

• డ్రాఫ్ట్ ఇమెయిల్‌లు మరియు పత్రాలు

• సుదీర్ఘ సమాచారాన్ని సంగ్రహించండి

• ఆలోచనలను రూపొందించండి

• చెల్లాచెదురుగా ఉన్న నోట్లను క్రమబద్ధీకరించండి

• ప్రాథమిక డేటాను విశ్లేషించండి

• సమావేశాలకు సిద్ధమవ్వండి

• చెక్ జాబితాలు మరియు ప్రణాళికలను రూపొందించండి

• విభిన్న ప్రేక్షకుల కోసం కంటెంట్‌ను తిరిగి వ్రాయండి

• అపరిచిత భావనలను వివరించండి

• అస్పష్టమైన ఆలోచనలను ఉపయోగపడే రూపంలోకి మార్చండి

AI తరచుగా సెకన్లలో ఒక మంచి మొదటి వెర్షన్‌ను తయారు చేయగలదు. అది పరిపూర్ణంగా ఉండకపోవచ్చు - కొన్నిసార్లు అది అతి లాంఛనప్రాయంగా, కొన్నిసార్లు పునరావృతంగా ఉంటుంది, అప్పుడప్పుడు అది ధైర్యంగా ఒక పొదలోకి దూసుకుపోతుంది.

అయినప్పటికీ, ఏమీ లేకుండా మొదలుపెట్టడం కంటే ఏదో ఒక దానితో మొదలుపెట్టడం సాధారణంగా సులభం.

AI మీ ఆలోచనలను చేసేలా వదిలేయడం లక్ష్యం కాదు. తక్కువ విలువ గల సమస్యలపై తక్కువ సమయం వెచ్చించి, తద్వారా విచక్షణ, సృజనాత్మకత, సంబంధాలు మరియు నిర్ణయాల కోసం ఎక్కువ శక్తిని కేటాయించడమే లక్ష్యం.

2. పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించాలో నేర్చుకోవడం ఎందుకు ముఖ్యం

పనిలో ఉండాల్సిన దానికంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకునే చిన్న చిన్న పనులు చాలా ఉంటాయి.

సరైన ప్రారంభ వాక్యం దొరక్కపోవడం వల్ల ఐదు నిమిషాల ఈమెయిల్ ఇరవై నిమిషాలుగా మారిపోతుంది. ఒక సమావేశం తర్వాత మూడు పేజీల నోట్స్ తయారవుతాయి కానీ స్పష్టమైన కార్యాచరణ ఏమీ ఉండదు. ఉన్నతాధికారులు, వినియోగదారులు మరియు సాంకేతిక బృందం కోసం ఒక నివేదికను తిరిగి రాయాల్సి వస్తుంది. హఠాత్తుగా మధ్యాహ్నంలో సగం సమయం మాయమైపోతుంది.

AI సమాచారాన్ని ఒక రూపం నుండి మరొక రూపంలోకి మార్చడానికి పట్టే సమయాన్ని తగ్గించగలదు.

ఉదాహరణకు:

• నోట్స్ ఒక సారాంశంగా మారతాయి

• సారాంశం ఒక ఇమెయిల్‌గా మారుతుంది

• ఇమెయిల్ ఒక ప్రెజెంటేషన్ రూపురేఖగా మారుతుంది

• ఒక స్థూలమైన ఆలోచన ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికగా మారుతుంది

• స్ప్రెడ్‌షీట్ ఒక రాతపూర్వక వివరణగా మారుతుంది

• సంక్లిష్టమైన విధానం స్పష్టమైన, సులభంగా అర్థమయ్యే మార్గదర్శిగా మారుతుంది

ఇక్కడే కనిపిస్తుంది. అది "ఇకపై కంపెనీని ఏఐ నడుపుతుంది" అనే నాటకీయమైన క్షణాల రూపంలో కాకుండా, డజన్ల కొద్దీ చిన్న చిన్న మెరుగుదలల రూపంలో ఉంటుంది.

ఇది మీ బూటులోంచి గులకరాళ్లను తీసివేయడం లాంటిది. ఒక గులకరాయి ఉంటే పెద్ద సమస్య కాదు, కానీ రోజంతా పన్నెండు గులకరాళ్లతో తిరగడం మాత్రం హాస్యాస్పదం.

ఏఐ నైపుణ్యాన్ని మరింత సులభంగా అందుబాటులోకి తీసుకురాగలదు. ఒక కొత్త ఉద్యోగి తనకు పరిచయం లేని పదజాలం గురించి వివరణ అడగవచ్చు. ఒక మేనేజర్ ఫీడ్‌బ్యాక్‌ను రూపొందించడానికి వివిధ మార్గాలను అన్వేషించవచ్చు. ఒక సేల్స్‌పర్సన్ తనకు ఇంకా అర్థం కాని పరిశ్రమ కోసం ప్రశ్నలను సిద్ధం చేసుకోవచ్చు.

ఆలోచనాత్మకంగా ఉపయోగించినట్లయితే, ఏఐ ప్రజలు వేగంగా ఒక పటిష్టమైన ప్రారంభ స్థానానికి చేరుకోవడానికి సహాయపడుతుంది.

3. AIకి అప్పగించడానికి ఉత్తమమైన కార్యాలయ పనులు

పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించాలో అర్థం చేసుకోవడానికి సులభమైన మార్గం, పనులను మూడు వర్గాలుగా విభజించడం: సృష్టించడం, మార్చడం మరియు విశ్లేషించడం.

సృష్టించండి

మీ సూచనల ఆధారంగా ఏఐ ఒక తొలి ముసాయిదాను రూపొందించగలదు.

ఉదాహరణలు:

• ఇమెయిల్‌లు

• ప్రతిపాదనలు

• ఉద్యోగ వివరణలు

• అజెండాలు

• సామాజిక పోస్ట్‌లు

• శిక్షణా సామగ్రి

• కస్టమర్ స్పందనలు

• ప్రెజెంటేషన్ రూపురేఖలు

• ఇంటర్వ్యూ ప్రశ్నలు

ఇక్కడ “మొదటి ముసాయిదా” అనే పదం ముఖ్యమైనది. AI రూపొందించిన కంటెంట్‌ను సాధారణంగా పంపే, ప్రచురించే లేదా ప్రదర్శించే ముందు సమీక్షించాలి.

రూపాంతరం చెందండి

పని ప్రదేశంలో AI యొక్క అత్యంత శక్తివంతమైన ఉపయోగాలలో ఇది ఒకటి. మీరు దానికి ఇప్పటికే ఉన్న సమాచారాన్ని ఇచ్చి, దాని ఫార్మాట్, నిడివి, శైలి లేదా సంక్లిష్టత స్థాయిని మార్చమని అడుగుతారు.

ఉదాహరణకు:

• సుదీర్ఘ నివేదికను కుదించండి

• నోట్లను కార్యాచరణ అంశాలుగా మార్చండి

• వినియోగదారుల కోసం సాంకేతిక భాషను తిరిగి వ్రాయండి

• పేరాగ్రాఫ్‌ను బుల్లెట్ పాయింట్లుగా మార్చండి

• సందేశాన్ని మరింత వృత్తిపరంగా ధ్వనించేలా చేయండి

• ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌ను సారాంశంగా మార్చండి

• అంతర్గత పరిభాషను స్పష్టమైన రోజువారీ భాషలోకి అనువదించండి

పరివర్తన పనులు సాధారణంగా బాగా పనిచేస్తాయి, ఎందుకంటే AIకి పనిచేయడానికి కావలసిన సమాచారం ఉంటుంది. అది ప్రతిదాన్నీ మొదటి నుండి సృష్టించడం లేదు.

విశ్లేషించండి

AI నమూనాలను గుర్తించడానికి, సమాచారాన్ని పోల్చడానికి మరియు ఒక సమస్యను రూపొందించడానికి కూడా సహాయపడుతుంది.

ఆచరణాత్మక విశ్లేషణ పనులలో ఇవి ఉంటాయి:

• కస్టమర్ ఫీడ్‌బ్యాక్‌ను థీమ్‌లుగా వర్గీకరించడం

• అనేక ఎంపికలను పోల్చడం

• సంభావ్య ప్రమాదాలను గుర్తించడం

• ప్రణాళికలో లోపాలను కనుగొనడం

• లాభనష్టాలను సృష్టించడం

• మీరు బహుశా వదిలేసిన ప్రశ్నలను సూచించడం

• డేటాసెట్‌లోని ట్రెండ్‌లను వివరించడం

• మద్దతు అభ్యర్థనలను వర్గీకరించడం

అయితే, ఏఐ విశ్లేషణను ఒక సహాయంగా మాత్రమే పరిగణించాలి, తిరుగులేని సత్యంగా కాదు. అది సందర్భాన్ని విస్మరించవచ్చు లేదా సహేతుకంగా కనిపించే, కానీ పూర్తిగా తప్పు అయిన ఊహలు చేయవచ్చు. మానవ సమీక్షే ఇప్పటికీ దిశానిర్దేశం చేసేది 🚗

4. పోలిక పట్టిక: పనిలో AIని ఉపయోగించడానికి ఆచరణాత్మక మార్గాలు

పని ప్రదేశం పని	AI ఏమి చేయగలదు	అందించడానికి ఉత్తమమైన ఇన్‌పుట్	మానవ సమీక్ష అవసరమా?	ఇది ఎందుకు పనిచేస్తుంది
ఇమెయిల్ రాయడం	ముసాయిదా, కుదించు, మృదువుగా చేయు, స్పష్టం చేయు	గ్రహీత, ఉద్దేశ్యం, కీలక వాస్తవాలు, ఆశించిన చర్య	అవును	ఖాళీ పేజీ ఘర్షణను తొలగిస్తుంది
సమావేశపు గమనికలు	చర్యలను సంగ్రహించి, వెలికితీయండి	ట్రాన్స్క్రిప్ట్ లేదా నిర్మాణాత్మక గమనికలు	ఖచ్చితంగా	చర్చను నిర్ణయాల నుండి త్వరగా వేరు చేస్తుంది
పరిశోధన ప్రణాళిక	ప్రశ్నలు మరియు అంశాలను సూచించండి	స్పష్టమైన లక్ష్యం మరియు ప్రేక్షకులు	అవును - వాస్తవాలను తనిఖీ చేయాలి	ప్రారంభ ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను రూపొందించడంలో సహాయపడుతుంది
ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ	ప్రణాళికలు, మైలురాళ్లు, నష్టాలను సృష్టించండి	పరిధి, గడువు, బృందం, పరిమితులు	అవును	చెల్లాచెదురుగా ఉన్న సమాచారాన్ని క్రమబద్ధీకరిస్తుంది
డేటా వివరణ	నమూనాలు మరియు అసాధారణతలను వివరించండి	శుభ్రమైన డేటా మరియు వ్యాపార సందర్భం	బలమైన సమీక్ష అవసరం	సంఖ్యల గురించి చర్చించడం సులభతరం చేస్తుంది
మేధోమథనం	ఆలోచనలు మరియు ప్రత్యామ్నాయాలను రూపొందించండి	నిర్దిష్ట సమస్య మరియు సరిహద్దులు	మధ్యస్థం	వివిధ రకాల ఫలితాలను ఇస్తుంది, కొన్నిసార్లు ఊహించని విధంగా ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది
కస్టమర్ సపోర్ట్	సమాధానాలను ముసాయిదాగా రూపొందించి, సమస్యలను వర్గీకరించండి	కస్టమర్ సందేశం మరియు కంపెనీ మార్గదర్శకత్వం	అవును, ముఖ్యంగా సున్నితమైన కేసులు	సాధారణ ప్రతిస్పందనలను వేగవంతం చేస్తుంది
పత్ర సవరణ	స్వరం, వ్యాకరణం, నిర్మాణాన్ని మెరుగుపరచండి	అసలు పాఠం మరియు ఉద్దేశించిన ప్రేక్షకులు	సాధారణంగా	వాక్యానువాక్యం సవరించడం కంటే వేగంగా
నేర్చుకోవడం	భావనలను వివరించండి మరియు క్విజ్‌లను రూపొందించండి	అంశం, నైపుణ్య స్థాయి, పని దృశ్యం	తేలికపాటి నుండి మితమైన	శిక్షణను మరింత వ్యక్తిగతీకరించేలా చేస్తుంది
నిర్ణయ మద్దతు	ఎంపికలను పోల్చి, నష్టాలను వెలికితీయండి	ప్రమాణాలు, పరిమితులు, ప్రాధాన్యతలు	ఖచ్చితంగా	ఆలోచనలను స్పష్టం చేస్తుంది, కానీ మీ తరపున నిర్ణయం తీసుకోదు

ఈ పట్టిక ఒక ముఖ్యమైన విషయాన్ని స్పష్టం చేస్తుంది: పనిని స్పష్టంగా నిర్వచించినప్పుడు AI ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది.

“నా ప్రాజెక్ట్‌కు సహాయం చేయండి” అనేది అస్పష్టంగా ఉంది.

"ఐటీ, కస్టమర్ సపోర్ట్ మరియు సేల్స్‌తో కూడిన ఒక చిన్న అంతర్గత సాఫ్ట్‌వేర్ అప్‌డేట్ కోసం ఆరు-దశల లాంచ్ చెక్‌లిస్ట్‌ను రూపొందించండి" అనేది ఏఐకి పని చేయడానికి ఒక నిర్దిష్టమైన ఆధారాన్ని అందిస్తుంది.

నిర్దిష్ట ఇన్‌పుట్ నిర్దిష్ట అవుట్‌పుట్‌ను సృష్టిస్తుంది. ఇది విప్లవాత్మకమేమీ కాదు, కానీ నిజం.

5. పని కోసం మెరుగైన AI ప్రాంప్ట్‌లను ఎలా వ్రాయాలి

మీకు సంక్లిష్టమైన ప్రాంప్ట్ ఫార్ములా అవసరం లేదు. మంచిది అంటే ఏమిటో AI అర్థం చేసుకోవడానికి మీరు తగినంత సందర్భాన్ని అందిస్తే చాలు.

విశ్వసనీయమైన కార్యాలయ సూచనలో సాధారణంగా ఐదు అంశాలు ఉంటాయి:

పని

మీకు ఏమి కావాలో స్పష్టంగా చెప్పండి.

ఉదాహరణ:

డెలివరీ ఆలస్యం గురించి వివరిస్తూ ఒక ఇమెయిల్‌ను రూపొందించండి

సందర్భం

ఏం జరిగిందో మరియు ఆ పని ఎందుకు ముఖ్యమో వివరించండి.

ఉదాహరణ:

స్టాక్ సమస్య కారణంగా సరఫరాదారు రవాణాను నాలుగు రోజులు ఆలస్యం చేశారు

ప్రేక్షకులు

ఫలితాన్ని ఎవరు చదువుతారో లేదా ఉపయోగిస్తారో AIకి తెలియజేయండి.

ఉదాహరణ:

ప్రేక్షకులు దీర్ఘకాల వినియోగదారులు, వారు ఇప్పటికే విసుగు చెందారు

కోరుకున్న స్వరం లేదా ఫార్మాట్

సమాధానం ఎలా వినిపించాలో లేదా కనిపించాలో వివరించండి.

ఉదాహరణ:

ప్రశాంతమైన, సూటిగా, బాధ్యతాయుతంగా ఉండే ధోరణిని ఉపయోగించండి. 150 పదాలకు మించకుండా ఉంచండి

అవసరమైన వివరాలు

తప్పనిసరిగా చేర్చవలసిన వాస్తవాలను జాబితా చేయండి.

ఉదాహరణ:

సవరించిన డెలివరీ తేదీ, రీఫండ్ ఎంపిక మరియు సపోర్ట్ సంప్రదింపు వివరాలను పేర్కొనండి

అన్నింటినీ కలిపితే, ప్రాంప్ట్ ఇలా అవుతుంది:

సరఫరాదారు వద్ద స్టాక్ సమస్య కారణంగా మీ షిప్‌మెంట్ నాలుగు రోజులు ఆలస్యమైందని వివరిస్తూ, మీ దీర్ఘకాల కస్టమర్‌కు ఒక ఇమెయిల్ రాయండి. ప్రశాంతమైన, సూటిగా, బాధ్యతాయుతంగా ఉండే ధోరణిని ఉపయోగించండి. ఇది 150 పదాలకు మించకుండా ఉండాలి. సవరించిన డెలివరీ తేదీ, రీఫండ్ ఎంపిక, మరియు సపోర్ట్ కాంటాక్ట్ వివరాలను చేర్చండి

ఆ సూచన “ఆలస్యపు ఇమెయిల్ రాయండి” అనేదానికంటే దాదాపు ఎల్లప్పుడూ మెరుగైన ఫలితాన్ని ఇస్తుంది

మీరు AIని దాని స్వంత సమాధానాన్ని సవరించమని కూడా అడగవచ్చు:

• దీన్ని తక్కువ లాంఛనప్రాయంగా చేయండి

• పునరావృత్తిని తొలగించండి

• మరింత స్పష్టమైన కార్యాచరణ పిలుపును జోడించండి

• కార్యనిర్వాహక వర్గం కోసం దీనిని తిరిగి వ్రాయండి

• మద్దతు లేని ఊహలను గుర్తించండి

• నాకు మూడు బలమైన ప్రత్యామ్నాయాలను ఇవ్వండి

• ఈ సిఫార్సును సవాలు చేయండి

చివరిది ప్రత్యేకంగా విలువైనది. AI ఎల్లప్పుడూ మిమ్మల్ని ప్రోత్సహించేదిగా ఉండనవసరం లేదు. కొన్నిసార్లు అది, "కానీ ఆ అంచనా తప్పయితే ఏమవుతుంది?" అని అడిగే, కాస్త చికాకు పెట్టే సహోద్యోగిలా ఉండాలి. 🧐

6. ఇమెయిల్‌లు మరియు కార్యాలయ కమ్యూనికేషన్ కోసం AIని ఎలా ఉపయోగించాలి

ప్రారంభించడానికి తరచుగా ఇమెయిల్ సులభమైన మార్గం.

మీరు ఏమి చెప్పాలనుకుంటున్నారో మీకు తెలిసినప్పుడు, కానీ సరైన పదాలు దొరకనప్పుడు AI సహాయపడుతుంది. అలాగే, మరీ మొరటుగా, మరీ అస్పష్టంగా, లేదా అవసరం కంటే మూడు పేరాగ్రాఫ్‌లు ఎక్కువగా ఉండే సందేశాలను నివారించడంలో కూడా ఇది మీకు సహాయపడుతుంది.

ఆచరణాత్మక అభ్యర్థనలలో ఇవి ఉన్నాయి:

• స్నేహపూర్వకంగా కానీ దృఢంగా వినిపించేలా దీన్ని తిరిగి రాయండి

• దీన్ని మరింత సంక్షిప్తంగా చేయండి

• స్పష్టమైన గడువును జోడించండి

• భావోద్వేగ భాషను తొలగించండి

• దీనిని ఉన్నత నాయకత్వానికి అనువుగా చేయండి

• దీన్ని మర్యాదపూర్వకమైన తదుపరి చర్యగా మార్చండి

• సాంకేతిక పరిభాష లేకుండా దీన్ని వివరించండి

• మూడు సబ్జెక్ట్ లైన్ ఎంపికలను సృష్టించండి

సున్నితమైన సమాచార మార్పిడికి ఏఐ ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది, కానీ జాగ్రత్త ముఖ్యం. పనితీరు సమస్య, ఫిర్యాదు, చట్టపరమైన ఆందోళన లేదా వ్యక్తిగత విషయాన్ని ఒక సాధారణ మార్కెటింగ్ క్యాప్షన్‌లాగా పరిగణించకూడదు.

సందేశాన్ని రూపొందించడానికి AIని ఉపయోగించండి, ఆపై ప్రతి వాక్యాన్ని సమీక్షించండి.

మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నించుకోండి:

• ఇది సరైనదేనా?

• ఇది నా లాగే అనిపిస్తోందా?

• ఈ పదజాలం అపార్థం చేసుకునే అవకాశం ఉందా?

• ఈ ధోరణి సంబంధానికి తగినదేనా?

• ఇందులో నమోదు చేయకూడని వ్యక్తిగత సమాచారం ఉందా?

• దీని కింద నా పేరు పెట్టడానికి నాకు ఇబ్బంది లేదా?

ఆ చివరి ప్రశ్న అత్యంత సులభమైన నాణ్యత నియంత్రణ పరీక్ష. దానిపై సంతకం చేయడానికి మీరు సంకోచిస్తే, దాన్ని పంపవద్దు.

7. వాస్తవ ఫలితాలను ఇచ్చే సమావేశాల కోసం AIని ఉపయోగించడం

సమావేశాలు చాలా సమాచారాన్ని సృష్టిస్తాయి, కానీ ఎందుకో ఎల్లప్పుడూ స్పష్టత రాదు.

సమావేశానికి ముందు, సమావేశం జరుగుతున్నప్పుడు మరియు సమావేశం తర్వాత ఏఐ సహాయపడగలదు.

సమావేశానికి ముందు

AI ని ఉపయోగించి:

• అజెండాను రూపొందించండి

• కీలక ప్రశ్నలను గుర్తించండి

• నేపథ్య సమాచారాన్ని సంగ్రహించండి

• చర్చనీయాంశాలను సిద్ధం చేసుకోండి

• అభ్యంతరాలను అంచనా వేయండి

• నిర్ణయ చట్రాన్ని రూపొందించండి

ఒక ఆచరణాత్మక సూచన ఇలా ఉండవచ్చు:

ఆలస్యమైన కస్టమర్ ఆన్‌బోర్డింగ్ గురించి జరిగే సమావేశం కోసం 30 నిమిషాల అజెండాను రూపొందించండి. ప్రధాన అడ్డంకిని గుర్తించడం, దాని బాధ్యత వహించే వారిని నిర్ణయించడం, మరియు ఈ వారం కోసం రెండు చర్యలను ఎంచుకోవడం దీని లక్ష్యం

సమావేశం తర్వాత

AI నోట్స్ లేదా ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌లను ఇలా మార్చగలదు:

• కీలక నిర్ణయాలు

• కార్యాచరణ అంశాలు

• యజమానులు

• గడువులు

• బహిరంగ ప్రశ్నలు

• ప్రమాదాలు

• తదుపరి ఇమెయిల్‌లు

వెలువడిన ఫలితాన్ని గుడ్డిగా నమ్మవద్దు. సమావేశపు ప్రతిలేఖనాలలో తప్పులు, అస్పష్టంగా మాట్లాడేవారు, వాగ్దానాల్లా కనిపించే జోకులు, మరియు జోకులలా వినిపించే వాగ్దానాలు ఉండవచ్చు.

పంచుకునే ముందు సారాంశాన్ని సమీక్షించండి.

సమాచారాన్ని మూడు సమూహాలుగా విభజించమని AIని అడగడం ఒక మంచి పద్ధతి:

1. ధృవీకరించబడిన నిర్ణయాలు

2. ప్రతిపాదిత ఆలోచనలు

3. పరిష్కరించని ప్రశ్నలు

దీనివల్ల, సగం చర్చించిన సూచనలు రాత్రికి రాత్రే అద్భుతంగా అధికారిక విధానాలుగా మారిపోకుండా నివారించవచ్చు.

8. ఆత్మవిశ్వాసంతో కూడిన అర్థంలేని విషయాలను సృష్టించకుండా పరిశోధన కోసం AIని ఉపయోగించడం

పరిశోధనను ప్రారంభించడానికి, ఒక అంశాన్ని వ్యవస్థీకరించడానికి మరియు పరిశోధించదగిన రంగాలను గుర్తించడానికి AI మీకు సహాయపడుతుంది.

ఇది చేయగలదు:

• అపరిచిత పదజాలాన్ని వివరించండి

• పరిశోధన ప్రశ్నలను రూపొందించండి

• భావనలను పోల్చండి

• వర్గాలను సూచించండి

• ఒక రూపురేఖను నిర్మించండి

• మీరు అందించే సమాచారాన్ని సంగ్రహించండి

• అంచనాలను గుర్తించండి

• ఇంటర్వ్యూ ప్రశ్నలను రూపొందించండి

• లోపించిన దృక్కోణాలను హైలైట్ చేయండి

అది మీకు సత్యానికి ఏకైక ఆధారం కాకూడదు.

AI తప్పుడు వివరాలను, కల్పిత ఉదాహరణలను, కాలం చెల్లిన సమాచారాన్ని లేదా వాస్తవానికి ఉన్నదానికంటే చాలా నిశ్చయంగా అనిపించే ప్రకటనలను ఉత్పత్తి చేయవచ్చు

కార్యాలయ పరిశోధన కోసం, AIని ఒక పటనిర్మాతగా ఉపయోగించండి, అంతేగాని అదే భూభాగంగా కాదు.

ఒక హేతుబద్ధమైన ప్రక్రియ ఈ విధంగా ఉంటుంది:

1. అంశాన్ని వివరించమని AIని అడగండి.

2. ముఖ్యమైన వాదనలను గుర్తించండి.

3. విశ్వసనీయమైన అంతర్గత లేదా బాహ్య సమాచారాన్ని ఉపయోగించి ముఖ్యమైన వాస్తవాలను ధృవీకరించండి.

4. ధృవీకరించబడిన ఫలితాలను క్రమబద్ధీకరించమని AIని అడగండి.

5. తుది ఫలితాన్ని ఖచ్చితత్వం మరియు పక్షపాతం కోసం సమీక్షించండి.

మీరు AIని అనిశ్చితిని చూపించేలా కూడా ప్రేరేపించవచ్చు:

• ఈ సమాధానంలోని ఏ భాగాలు విశ్వసనీయం కాకపోవచ్చు?

• మీరు ఏ అంచనాలు వేసుకుంటున్నారు?

• నేను ఏ వాస్తవాలను సరిచూసుకోవాలి?

• ఏ సమాచారం ఈ సిఫార్సును మారుస్తుంది?

• ఈ ముగింపునకు వ్యతిరేకంగా ఉన్న బలమైన వాదనను నాకు చెప్పండి.

ఈ సూచనలు AIని దోషరహితంగా చేయవు, కానీ అవి మరింత జాగ్రత్తగా ఆలోచించేలా ప్రోత్సహిస్తాయి.

9. డేటా, నివేదికలు మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల కోసం AIని ఎలా ఉపయోగించాలి

ముఖ్యంగా రోజంతా స్ప్రెడ్‌షీట్‌లలో గడపని వారికి, AI సంఖ్యలను సులభంగా అర్థం చేసుకునేలా చేయగలదు.

ఇది మీకు సహాయం చేయగలదు:

• సూత్రాలను వివరించండి

• స్ప్రెడ్‌షీట్ నిర్మాణాలను సూచించండి

• డేటాను వర్గీకరించండి

• ట్రెండ్‌లను సంగ్రహించండి

• సంఖ్యలను వ్రాతపూర్వక వ్యాఖ్యానంగా మార్చండి

• సంభావ్య అసాధారణతలను గుర్తించండి

• చార్ట్ సిఫార్సులను సృష్టించండి

• ముసాయిదా నివేదిక విభాగాలు

• సాంకేతిక పరిశోధనలను వ్యాపార భాషలోకి అనువదించండి

ఉదాహరణకు, ఇలా అడగడానికి బదులుగా:

ఈ డేటాకు అర్థం ఏమిటి?

ప్రయత్నించండి:

ఈ నెలవారీ అమ్మకాల పట్టికను సమీక్షించండి. మూడు అతిపెద్ద మార్పులను గుర్తించండి, సాధ్యమయ్యే వివరణలను సూచించండి మరియు నిర్ధారణలకు రాకముందు నేను అడగవలసిన ప్రశ్నలను జాబితా చేయండి

ఆ ముగింపు వాక్యం ముఖ్యమైనది. డేటా అరుదుగా దానంతట అదే వివరించుకుంటుంది.

తక్కువ డిమాండ్, రికార్డులు లేకపోవడం, కాలానుగుణ ధోరణులు, ధరల మార్పులు, ఒప్పందం ఆలస్యం కావడం, లేదా ఎవరైనా పొరపాటున తప్పుడు కాలమ్‌లో విలువలను అతికించడం వంటి కారణాల వల్ల అమ్మకాలు తగ్గవచ్చు. స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు పైకి ప్రశాంతంగా కనిపిస్తూనే చిన్న చిన్న విపత్తులను సృష్టించడంలో నేర్పరి.

కేవలం అతికించిన డేటాసెట్ ఆధారంగా, అధిక ప్రభావం చూపే ఆర్థిక, కార్యాచరణ లేదా సిబ్బంది సంబంధిత నిర్ణయాన్ని ఏఐ తీసుకునేలా ఎప్పుడూ అనుమతించవద్దు.

తనిఖీ చేయండి:

• డేటా పూర్తి అయిందా

• యూనిట్లు సరైనవో కాదో

• వర్గాలు స్థిరంగా ఉన్నాయా

• లోపించిన విలువలు ముఖ్యమా కాదా

• AI వ్యాపార సందర్భాన్ని తప్పుగా అర్థం చేసుకుందా లేదా

• సహసంబంధాన్ని కారణత్వంగా పరిగణిస్తున్నారా లేదా

ఏఐ వ్యాఖ్యానాన్ని వేగవంతం చేయగలదు. జవాబుదారీతనం ఇప్పటికీ ప్రజలదే.

10. గోప్యమైన మరియు సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించడం 🔐

ఏదైనా AI టూల్‌లో కార్యాలయ సమాచారాన్ని నమోదు చేసే ముందు, మీ సంస్థ నియమాలను అర్థం చేసుకోండి.

ప్రతి AI ప్లాట్‌ఫారమ్ గోప్యమైన డేటా కోసం ఆమోదించబడిందని భావించవద్దు.

సున్నితమైన సమాచారంలో ఇవి ఉండవచ్చు:

• కస్టమర్ రికార్డులు

• ఉద్యోగి సమాచారం

• పాస్‌వర్డ్‌లు లేదా యాక్సెస్ ఆధారాలు

• వైద్య వివరాలు

• చట్టపరమైన పత్రాలు

• ఆర్థిక డేటా

• విడుదల చేయని ఉత్పత్తి ప్రణాళికలు

• అంతర్గత వ్యూహం

• యాజమాన్య కోడ్

• ఒప్పంద నిబంధనలు

• వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం

సాధ్యమైనప్పుడు, గుర్తింపు వివరాలను తొలగించండి.

ప్రవేశించడానికి బదులుగా:

ఆక్మే ఒప్పంద గడువును తప్పిన మాంచెస్టర్ కార్యకలాపాల బృందంలోని జోర్డాన్ స్మిత్ కోసం పనితీరు సమీక్షను వ్రాయండి

ఇలాంటిది ఉపయోగించండి:

ముఖ్యమైన క్లయింట్ గడువును తప్పిన ఆపరేషన్స్ ఉద్యోగికి పనితీరు సమీక్షను రాయండి. ఫీడ్‌బ్యాక్ వాస్తవికంగా, నిర్మాణాత్మకంగా మరియు తదుపరి చర్యలపై దృష్టి సారించేలా ఉండాలి

సమాచారాన్ని అనామకంగా మార్చడం వల్ల ప్రమాదం తగ్గుతుంది, అదే సమయంలో నిర్మాణ విషయంలో AI సహాయపడటానికి కూడా వీలు కలుగుతుంది.

మీ సంస్థ ఆమోదించబడిన ఎంటర్‌ప్రైజ్ AI సిస్టమ్‌ను అందిస్తుందో లేదో కూడా తనిఖీ చేయండి. ఈ సాధనాలలో పటిష్టమైన డేటా నియంత్రణలు, యాక్సెస్ నిర్వహణ మరియు అంతర్గత విధానాలు ఉండవచ్చు.

గోప్యంగా ఉండాల్సిన సమాచారాన్ని బహిర్గతం చేయడానికి సౌలభ్యం ఒక మంచి కారణం కాదు. అది ఆవిష్కరణ కాదు. అది కేవలం వర్షంలో ఆఫీసు ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌ను తెరిచి వదిలేయడం లాంటిది.

11. ఏఐ తుది నిర్ణయం తీసుకోకూడని సందర్భాలు

AI ఒక నిర్ణయానికి మద్దతు ఇవ్వగలదు, కానీ కొన్ని నిర్ణయాలకు మొదటి నుండి చివరి వరకు మానవ బాధ్యత.

వీటి విషయంలో ప్రత్యేకంగా జాగ్రత్త వహించండి:

• నియామకం మరియు తొలగింపు

• ఉద్యోగి క్రమశిక్షణ

• వైద్య నిర్ణయాలు

• న్యాయ సలహా

• క్రెడిట్ లేదా ఆర్థిక ఆమోదాలు

• భద్రతకు కీలకమైన పని

• అనుపాలన తీర్పులు

• పనితీరు స్కోరింగ్

• సున్నితమైన కస్టమర్ వివాదాలు

• వివక్ష లేదా న్యాయానికి సంబంధించిన నిర్ణయాలు

AI సాక్ష్యాలను సంగ్రహించడానికి, ప్రశ్నలను గుర్తించడానికి లేదా దృశ్యాలను పోల్చడానికి సహాయపడుతుంది. అర్హతగల మానవ పర్యవేక్షణ లేకుండా తుది నిర్ణయం తీసుకునేందుకు దానిని అనుమతించకూడదు.

ఎందుకు? ఎందుకంటే మనుషులు అర్థం చేసుకున్నట్లుగా ఏఐ పరిణామాలను అర్థం చేసుకోదు. అది నమూనాలను ప్రాసెస్ చేయగలదు, కానీ దానికి బాధ్యత, సానుభూతి, వృత్తిపరమైన కర్తవ్యం లేదా వాస్తవ జీవిత అనుభవం ఉండవు.

ఇది ఉదాహరణలు, చారిత్రక డేటా లేదా ఒక ప్రాంప్ట్‌ను రూపొందించే విధానంలో దాగి ఉన్న పక్షపాతాన్ని కూడా పునరుత్పత్తి చేయవచ్చు

ఒక సరైన నియమం ఏమిటంటే:

ఒక వ్యక్తి హక్కులు, జీవనోపాధి, భద్రత లేదా భవిష్యత్తుపై ప్రభావం ఎంత ఎక్కువగా ఉంటే, ఏఐకి అంత తక్కువ నియంత్రణ ఉండాలి.

ఆ నియమం ఆకర్షణీయంగా లేదు, కానీ అది నిలబడుతుంది.

12. మేనేజర్లు భయాందోళనలు సృష్టించకుండా AIని ఎలా ప్రవేశపెట్టగలరు

నాయకులు AIని సరిగ్గా ప్రవేశపెట్టనప్పుడు, ఉద్యోగులు తరచుగా ఒకే సందేశాన్ని వింటారు:

మీకు బదులుగా వాడగలిగే ఒక యంత్రాన్ని మేము కనుగొన్నాము

ఉద్దేశం అది కానప్పటికీ, అస్పష్టమైన సంభాషణ ఆందోళనను సృష్టిస్తుంది.

మరింత మెరుగైన విధానం ఏమిటంటే వివరించడం:

• AIని ఎందుకు ప్రవేశపెడుతున్నారు

• ఇది ఏ పనులకు మద్దతు ఇవ్వగలదు

• ఏ పనులు మానవ నేతృత్వంలో మిగిలి ఉన్నాయి

• ఉద్యోగులు ఏ డేటాను నమోదు చేయవచ్చు

• ఏ సమీక్ష అవసరం

• తప్పులను ఎలా నివేదించాలి

• విజయాన్ని ఎలా కొలుస్తారు

• ఏ శిక్షణ అందించబడుతుంది

మేనేజర్లు గొప్ప వాగ్దానాల కంటే ఆచరణాత్మక ఉదాహరణలపై దృష్టి పెట్టాలి .

ఉదాహరణకు:

మేము సాధారణ కస్టమర్ ప్రత్యుత్తరాల తొలి ముసాయిదాలను రూపొందించడానికి ఏఐని ఉపయోగిస్తున్నాము. ప్రతి స్పందనను ఒక సపోర్ట్ ఏజెంట్ సమీక్షిస్తారు

అది దీనికంటే స్పష్టంగా ఉంది:

మేము నెక్స్ట్-జెనరేషన్ ఇంటెలిజెన్స్ ద్వారా కస్టమర్ అనుభవాన్ని మెరుగుపరుస్తున్నాము

రెండవ వాక్యం ఖరీదైనదిగా అనిపిస్తుంది మరియు దానికి దాదాపు అర్థం లేదు.

జట్లకు కూడా సురక్షితమైన పరిమితుల్లో ప్రయోగాలు చేయడానికి అనుమతి ఇవ్వాలి. పని చేసే ఉద్యోగులు తరచుగా ఉత్తమ వినియోగ సందర్భాలను గుర్తిస్తారు, ఎందుకంటే ఏ ప్రక్రియలు పునరావృతమవుతాయో, నిరాశ కలిగిస్తాయో మరియు ఒకే ఒక్క భారీ స్ప్రెడ్‌షీట్‌పై ఆధారపడి ఉంటాయో వారికి కచ్చితంగా తెలుసు.

13. ఈ వారాన్ని ప్రారంభించడానికి ఒక సరళమైన ఫ్రేమ్‌వర్క్

విషయాలను అతిగా సంక్లిష్టం చేయకుండా AIని ఉపయోగించడం ప్రారంభించడానికి, తక్కువ ప్రమాదం ఉన్న ఒక పనిని ఎంచుకోండి.

దశ 1: పునరావృతమయ్యే పనిని కనుగొనండి

మీరు వారానికి చాలాసార్లు చేసే పని కోసం వెతకండి.

ఉదాహరణలు:

• ఫాలో-అప్ ఇమెయిల్‌లను వ్రాయడం

• సమావేశాలను సంగ్రహించడం

• నివేదికలను ఫార్మాట్ చేయడం

• ఎజెండాలను సృష్టించడం

• కంటెంట్‌ను తిరిగి వ్రాయడం

• నోట్స్‌ను నిర్వహించడం

దశ 2: విలువైన ఫలితాన్ని నిర్వచించండి

విజయం ఎలా ఉంటుందో నిర్ణయించుకోండి.

బహుశా మీరు డ్రాఫ్టింగ్ సమయాన్ని తగ్గించుకోవాలని, స్థిరత్వాన్ని మెరుగుపరచుకోవాలని, తప్పులను తగ్గించుకోవాలని, లేదా మరింత స్పష్టమైన కార్యాచరణ అంశాలను రూపొందించుకోవాలని అనుకోవచ్చు.

దశ 3: పునర్వినియోగించదగిన ప్రాంప్ట్‌ను సృష్టించండి

చేయవలసిన పని, సందర్భం, లక్ష్యిత వ్యక్తులు, ఫార్మాట్ మరియు పరిమితులను కలిగి ఉండే ఒక ప్రాంప్ట్‌ను రాయండి.

సులభంగా అందుబాటులో ఉండే చోట దాన్ని భద్రపరచండి.

దశ 4: ప్రతి అవుట్‌పుట్‌ను సమీక్షించండి

వాస్తవాలు, ధోరణి, గోప్యత మరియు సంబంధితతను తనిఖీ చేయండి.

వేగాన్ని నాణ్యతగా పొరపాటు పడకండి.

5వ దశ: ప్రాంప్ట్‌ను మెరుగుపరచండి

AI ఎక్కడ తప్పు చేస్తుందో గమనించండి.

మరింత స్పష్టమైన సూచనలను జోడించండి. ఉదాహరణలను అందించండి. అస్పష్టతను తొలగించండి. భిన్నమైన నిర్మాణాన్ని కోరండి.

దశ 6: ఫలితాన్ని కొలవండి

సమయం ఆదా అయిందా? నాణ్యత మెరుగుపడిందా? అదనపు ఎడిటింగ్ పని ఏర్పడిందా?

కొన్ని AI వర్క్‌ఫ్లోలు చూడటానికి అద్భుతంగా ఉంటాయి కానీ దాదాపు దేన్నీ ఆదా చేయవు. మరికొన్ని ప్రతి వారం ఒక గంట చికాకును నిశ్శబ్దంగా తొలగిస్తాయి.

రెండవ రకాన్ని ఉంచుకోండి.

14. కార్యాలయ AI విషయంలో ప్రజలు చేసే సాధారణ తప్పులు

పనిలో ఏఐని ఎలా ఉపయోగించాలో అర్థం చేసుకోవడం అంటే, ఏమి చేయకూడదో కూడా తెలుసుకోవడం.

అస్పష్టమైన సూచనలు ఇవ్వడం

బలహీనమైన ఇన్‌పుట్ జెనరిక్ అవుట్‌పుట్‌ను సృష్టిస్తుంది.

సందర్భం, ఉదాహరణలు, పరిమితులు మరియు స్పష్టమైన లక్ష్యాన్ని జోడించండి.

మొదటి ప్రతిస్పందనను విశ్వసించడం

మొదటి సమాధానం ఒక ముసాయిదా మాత్రమే, శాశ్వతమైన శాసనం కాదు.

సవరణలు కోరండి.

సవరించకుండా కాపీ చేయడం

AI రూపొందించిన రచన చక్కగా ఉన్నా నిస్సారంగా అనిపించవచ్చు. దానికి అసలైన వివరాలు జోడించి, సాధారణ పదబంధాలను తొలగించి, మానవ సహజంగా వినిపించేలా చేయండి.

గోప్యమైన డేటాను పంచుకోవడం

అనుమతి లేని సిస్టమ్‌లలో సున్నితమైన సమాచారాన్ని అతికించవద్దు.

ప్రతిదానికీ ఏఐని ఉపయోగించడం

కొన్ని పనులను స్వయంగా పూర్తి చేయడం వేగంగా ఉంటుంది.

“ధన్యవాదాలు, నేను ఈ రోజు దీన్ని సమీక్షిస్తాను” అని రాయడానికి మీకు ఆరు పేరాగ్రాఫ్‌ల AI ప్రాంప్ట్ అవసరం లేదు

బహిర్గతం చేయడం ముఖ్యమైనప్పుడు AI వినియోగాన్ని దాచడం

కొన్ని సంస్థలు, క్లయింట్లు లేదా పరిశ్రమలకు పారదర్శకత అవసరం. సంబంధిత విధానాన్ని అనుసరించండి.

AI అవుట్‌పుట్‌ను నిష్పాక్షికంగా పరిగణించడం

AI నమూనాలను మరియు అంచనాలను ప్రతిబింబిస్తుంది. అది స్వతహాగా తటస్థంగా ఉండదు.

విఫలమైన ప్రక్రియను స్వయంచాలకం చేయడం

ఒక చెడ్డ ప్రక్రియను వేగవంతం చేయడం వల్ల అది మంచిది అయిపోదు. అది కేవలం అద్భుతమైన వేగంతో తప్పులను సృష్టిస్తుంది 💨

ఆటోమేట్ చేసే ముందు వర్క్‌ఫ్లోను సరిచేయండి.

15. నిలకడగా ఉండే AI అలవాటును నిర్మించుకోవడం

పని ప్రదేశంలో AIతో సుపరిచితం కావడానికి ఉత్తమ మార్గం, చిన్న, నిర్దిష్ట పనుల కోసం దానిని క్రమం తప్పకుండా ఉపయోగించడమే.

ఒకటి లేదా రెండు పునరావృతమయ్యే కార్యకలాపాలతో ప్రారంభించండి.

ఉదాహరణకు:

• ప్రతి సోమవారం, మీ ప్రాధాన్యతలను క్రమబద్ధీకరించుకోవడానికి AIని ఉపయోగించండి.

• సమావేశాల తర్వాత, నోట్సును కార్యాచరణ అంశాలుగా మార్చండి.

• పొడవైన ఈమెయిల్ పంపే ముందు, దాన్ని కుదించమని ఏఐని అడగండి.

• ఒక నిర్ణయం తీసుకోవాల్సి వచ్చినప్పుడు, ఊహలు మరియు ప్రతివాదనలను అడగండి.

• ప్రాజెక్ట్ ముగింపులో, నేర్చుకున్న పాఠాలను క్రమబద్ధీకరించడానికి AIని ఉపయోగించండి.

ఒక చిన్న ప్రాంప్ట్ లైబ్రరీని . కాలక్రమేణా, ఏ ప్రాంప్ట్‌లు పనిచేస్తాయో, ఏ పనులు అనువైనవో, మరియు మానవ విచక్షణ ఎక్కడ అత్యంత ముఖ్యమైనదో అనే అవగాహన మీకు ఏర్పడుతుంది.

AIని ఎప్పుడు ఉపయోగించకూడదో కూడా మీరు నేర్చుకుంటారు.

అది కూడా ఏఐ అక్షరాస్యతలో భాగమే.

గరిష్ట AI వినియోగం లక్ష్యం కాదు. మెరుగైన పని చేయడమే లక్ష్యం.

ఆచరణాత్మక ముగింపు గమనిక

పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించాలో నేర్చుకోవడం అంటే, ప్రధానంగా బాధ్యతలను స్పష్టంగా అప్పగించడం నేర్చుకోవడమే.

ముసాయిదా తయారు చేయడానికి, సంగ్రహించడానికి, మార్పులు చేయడానికి, వ్యవస్థీకరించడానికి, వివరించడానికి మరియు అన్వేషించడానికి AI విలువైనది. ఇది పునరావృతమయ్యే శ్రమను తగ్గించి, ఖాళీ పేజీ నుండి పనికొచ్చే మొదటి ప్రతికి చాలా వేగంగా మారడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.

కానీ దానికి హద్దులు అవసరం.

రహస్య సమాచారాన్ని రక్షించండి. ముఖ్యమైన వాదనలను ధృవీకరించండి. సున్నితమైన సమాచారాన్ని సమీక్షించండి. అధిక ప్రభావం చూపే నిర్ణయాలకు మనుషులనే బాధ్యులను చేయండి. మరియు దయచేసి, ఎవరికీ అర్థం కాని ప్రక్రియను స్వయంచాలకం చేయాలనే ప్రలోభాన్ని నిరోధించండి.

చిన్నగా ప్రారంభించండి. చికాకు కలిగించే, పదేపదే చేయగలిగే ఒక పనిని ఎంచుకోండి. AIకి స్పష్టమైన సూచనలు ఇవ్వండి, ఫలితాన్ని సమీక్షించండి, ఆపై ప్రక్రియను మెరుగుపరచండి.

సరిగ్గా ఉపయోగించినట్లయితే, ఏఐ పనిలో మానవత్వాన్ని తగ్గించదు. దానికి బదులుగా, అసలు మనుషులు అవసరమయ్యే పనులైన విచక్షణ, నమ్మకం, శ్రద్ధ, సానుభూతి, ఇంకా ఒక సమావేశం పూర్తిగా అదుపు తప్పినప్పుడు గమనించగల సామర్థ్యం వంటి వాటికి ఇది మరింత అవకాశం కల్పిస్తుంది. 

ఆచరణాత్మక ఉదాహరణ: సమావేశపు గమనికలను విశ్వసనీయమైన కార్యాచరణ అంశాలుగా మార్చడం

దృశ్యం

మాయ అభివృద్ధి చెందుతున్న ఒక సాఫ్ట్‌వేర్ కంపెనీలో కస్టమర్ ఆన్‌బోర్డింగ్‌ను నిర్వహిస్తుంది. ఆమె ప్రతి వారం మూడు ప్రాజెక్ట్ సమావేశాలకు హాజరవుతుంది, వ్యక్తులు మాట్లాడుతున్నప్పుడు ముసాయిదా నోట్స్ రాసుకుంటుంది, ఆపై ఆ నోట్స్‌ను ఫాలో-అప్ ఈమెయిల్స్‌గా మారుస్తుంది.

ఈ పని పునరావృతమయ్యేదే అయినా, ఇందులో కొంత ప్రమాదం కూడా ఉంది. ప్రతిపాదించిన గడువును సులభంగా అంగీకరించిన గడువుగా పొరబడవచ్చు, అదే సమయంలో ఒక సాధారణ సూచన అనుకోకుండా ఎవరికైనా అప్పగించిన బాధ్యతగా మారిపోవచ్చు. కాబట్టి, ఏమి జరిగిందో AI నిర్ణయించేలా వదిలేయడం దీని లక్ష్యం కాదు. AIని ఉపయోగించి నోట్లను క్రమబద్ధీకరించడం, అదే సమయంలో మాయా ప్రతి నిర్ణయాన్ని, యజమానిని మరియు తేదీని ధృవీకరించి సారాంశాన్ని పంచుకోవడం దీని లక్ష్యం.

సహాయకుడికి ఏమి అవసరం

మాయ అందిస్తుంది:

• ఆమె అనామక సమావేశపు గమనికలు లేదా ఆమోదించబడిన ప్రతిలేఖనం

• సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం

• హాజరైన వారి జాబితా మరియు వారి పాత్రలు

• అవసరమైన అవుట్‌పుట్ ఫార్మాట్

• తప్పిపోయిన యజమానులు లేదా గడువు తేదీలను కల్పించకుండా, తప్పనిసరిగా గుర్తించాలని తెలిపే నియమం

• ధృవీకరించబడిన నిర్ణయాలు, ప్రతిపాదిత ఆలోచనలు మరియు పరిష్కారం కాని ప్రశ్నల మధ్య స్పష్టమైన వ్యత్యాసం

• గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి ఆమె కంపెనీ ఆమోదించిన పద్ధతి

ఆ డేటాను నిర్వహించడానికి AI సిస్టమ్‌కు ప్రత్యేకంగా ఆమోదం లభించి ఉంటే తప్ప, ఆమె దేనినైనా అప్‌లోడ్ చేసే ముందు కస్టమర్ పేర్లు, వ్యక్తిగత వివరాలు, యాక్సెస్ ఆధారాలు మరియు వాణిజ్యపరంగా సున్నితమైన సమాచారాన్ని తొలగిస్తుంది.

ఉదాహరణ సూచన

కింది సమావేశపు గమనికలను సంక్షిప్తమైన తదుపరి సారాంశంగా మార్చండి.

ప్రతిస్పందనను ఈ శీర్షికల క్రింద వర్గీకరించండి:

1. ధృవీకరించబడిన నిర్ణయాలు

2. కార్యాచరణ అంశాలు

3. ప్రతిపాదిత ఆలోచనలు

4. పరిష్కరించని ప్రశ్నలు

5. ప్రమాదాలు లేదా ఆధారపడటాలు

ప్రతి కార్యాచరణ అంశానికి, పని, బాధ్యత వహించే వ్యక్తి మరియు గడువు తేదీని చేర్చండి. బాధ్యత వహించే వ్యక్తి లేదా గడువు తేదీ స్పష్టంగా అంగీకరించబడకపోతే, 'ధృవీకరించబడలేదు' అని వ్రాయండి. కట్టుబాట్లను ఊహించవద్దు లేదా వివరాలను కల్పించవద్దు.

సారాంశాన్ని 350 పదాలకు మించకుండా ఉంచండి. సమావేశానికి హాజరైన ప్రతిఒక్కరికీ అర్థమయ్యే స్పష్టమైన, నిరాడంబరమైన భాషను ఉపయోగించండి.

ముగించే ముందు, అస్పష్టంగా ఉన్న లేదా సరిచూడవలసిన అవసరం ఉన్న వాక్యాలను జాబితా చేయండి

మంచి మరియు చెడు అవుట్‌పుట్

ఒక బలహీనమైన కార్యాచరణ అంశం ఇలా ఉండవచ్చు:

సామ్ శుక్రవారం నాటికి ఆన్‌బోర్డింగ్ గైడ్‌ను అప్‌డేట్ చేస్తాడు

అది వినడానికి స్పష్టంగానే ఉంది, కానీ ఆ నోట్స్‌లో సామ్ గైడ్‌ను సమీక్షించవచ్చని మాత్రమే సూచించి, ఎలాంటి గడువు అంగీకరించకపోతే అది సురక్షితం కాదు.

దీనికంటే మెరుగైన రూపం ఇలా చెబుతుంది:

“ఆన్‌బోర్డింగ్ గైడ్‌ను సమీక్షించండి - ప్రతిపాదిత యజమాని: సామ్; గడువు: ఇంకా నిర్ధారించబడలేదు.”

రెండవ విధానం, చర్చను నిశ్శబ్దంగా ఒక నిబద్ధతగా మార్చడానికి బదులుగా, అనిశ్చితిని అలాగే కొనసాగిస్తుంది.

దీన్ని ఎలా పరీక్షించాలి

మాయ, తనకు ఫలితాలు ముందే తెలిసిన ఆరు గత సమావేశాలను ఉపయోగించి ఒక చిన్న పరీక్షా సమితిని సృష్టిస్తుంది.

ఆమె సహాయకుడిని తనిఖీ చేస్తుంది:

• నిర్ణయాలను సూచనల నుండి వేరు చేస్తుంది

• పేర్లు, తేదీలు మరియు గడువు తేదీలను ఖచ్చితంగా కాపీ చేస్తుంది

• తప్పిపోయిన సమాచారాన్ని ధృవీకరించబడనిదిగా గుర్తించండి

• అంగీకరించని పనులను అప్పగించడాన్ని నివారిస్తుంది

• పరిష్కరించని ముఖ్యమైన ప్రశ్నలను కలిగి ఉంటుంది

• హాజరైన మరొకరు అర్థం చేసుకోగల సారాంశాన్ని అందిస్తుంది

• ఇన్‌పుట్ నుండి తొలగించబడిన గోప్యమైన వివరాలను వదిలివేస్తుంది

ఆమె ఉద్దేశపూర్వకంగా అసాధారణ సందర్భాలను కూడా జోడిస్తుంది:

• ఒక పాల్గొనే వ్యక్తి ఒక పనిని పూర్తి చేయడం గురించి పరిహాసం చేస్తున్నాడు

• ఇద్దరు వ్యక్తులు యాజమాన్యం గురించి చర్చించినా ఏకాభిప్రాయానికి రాలేదు

• ఒకరు రెండు సాధ్యమయ్యే గడువుల గురించి ప్రస్తావించారు

• ట్రాన్స్క్రిప్ట్ ఒక వ్యాఖ్యను తప్పు వక్తకు కేటాయించింది

• సమావేశంలో తర్వాత ఒక నిర్ణయం రద్దు చేయబడింది

• ఒక పనికి అంగీకరించారు, కానీ యజమాని పేరు పేర్కొనలేదు

మాయా ప్రతి నిర్ణయాన్ని మరియు చర్యను అసలు నోట్లకు తిరిగి గుర్తించగలిగినప్పుడు మాత్రమే వర్క్‌ఫ్లో విజయవంతమవుతుంది.

ఫలితం

ఉదాహరణ ఫలితం: మాయా రెండు వారాల వ్యవధిలో ఆరు సమావేశ సారాంశాలపై ఈ ప్రక్రియను పరీక్షిస్తుంది.

గతంలో ఆమె చేసే మాన్యువల్ ప్రక్రియకు ఒక్కో మీటింగ్‌కు సగటున 18 నిమిషాలు పట్టేది. ఏఐ (AI)తో, మొదటి డ్రాఫ్ట్‌ను రూపొందించడానికి సుమారు 2 నిమిషాలు పడుతుంది, ఆ తర్వాత తనిఖీ మరియు ఎడిటింగ్ కోసం సగటున 7 నిమిషాలు పడుతుంది. దీనివల్ల ఒక్కో మీటింగ్‌కు పట్టే మొత్తం నిర్వహణ సమయం 18 నిమిషాల నుండి 9 నిమిషాలకు తగ్గుతుంది.

ఆరు సమావేశాలలో, పొదుపునకు ఉదాహరణ:

• మునుపటి మొత్తం: 6 × 18 నిమిషాలు = 108 నిమిషాలు

• AI సహాయంతో సమీక్షతో సహా మొత్తం: 6 × 9 నిమిషాలు = 54 నిమిషాలు

• ఆదా అయిన సమయం: 54 నిమిషాలు

ఆరు సారాంశాలలో ఐదు, ఒక సమీక్ష తర్వాత ఆమోద తనిఖీ జాబితాకు అనుగుణంగా ఉన్నాయి. ట్రాన్స్క్రిప్ట్ ఇద్దరు వక్తలను గందరగోళపరిచినందున, మిగిలిన సారాంశానికి రెండవ సమీక్ష అవసరం.

ఈ గణాంకాలు పేర్కొన్న పరీక్షా విధానం ఆధారంగా వేసిన ఒక ఉదాహరణ అంచనా మాత్రమే, ఇవి ప్రచురించబడిన కంపెనీ ఫలితం కాదు. నమూనా చిన్నది, సమావేశాల సంక్లిష్టత మారవచ్చు, మరియు ఈ లెక్కింపులో సమీక్షా సమయం మాత్రమే చేర్చబడింది, కానీ ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌లను శుభ్రపరచడానికి లేదా అనామకపరచడానికి అవసరమైన సమయం చేర్చబడలేదు.

ఏమి తప్పు జరగవచ్చు

సహాయకుడు ఈ క్రిందివి చేయవచ్చు:

• కేటాయించని పనికి ఒక యజమానిని సృష్టించండి

• సూచించిన తేదీని నిర్ధారిత గడువుగా పరిగణించండి

• పరోక్షంగా చెప్పబడిన నిర్ణయాన్ని విస్మరించండి

• వ్యాఖ్యను తప్పుడు వ్యక్తికి ఆపాదించడం

• అనిశ్చితిని దాచిపెట్టే చక్కటి సారాంశాన్ని రూపొందించండి

• గమనికలలో చేర్చబడిన సున్నితమైన సమాచారాన్ని భద్రపరచండి

• సమావేశ టెంప్లేట్ మారితే, పాత సూచనలను అనుసరించండి

సారాంశాన్ని సరిచూసుకోకుండా పంపడమే అత్యంత ఘోరమైన పొరపాటు. అనర్గళంగా మాట్లాడటం రికార్డు కచ్చితమైనదని రుజువు కాదు.

అందువల్ల మాయ ప్రతి కార్యాచరణ అంశాన్ని మూల నోట్సుతో పోల్చి చూస్తుంది, అస్పష్టమైన నిబద్ధతలను సంబంధిత వ్యక్తితో ధృవీకరించుకుంటుంది మరియు సూచన కోసం అసలు నోట్సును అందుబాటులో ఉంచుకుంటుంది. సున్నితమైన లేదా వివాదాస్పద విషయాలను సహాయకురాలికి అప్పగించకుండా, స్వయంగానే నిర్వహిస్తుంది.

ఆచరణాత్మక సారాంశం

ఇక్కడ ఏఐ విలువైనది, ఎందుకంటే అది ఇప్పటికే ఉన్న సమాచారాన్ని మరింత స్పష్టమైన నిర్మాణంగా మారుస్తుంది. తీసుకున్న నిర్ణయాన్ని ధృవీకరించే బాధ్యత గల వ్యక్తి స్థానాన్ని ఇది భర్తీ చేయదు.

సురక్షితమైన వర్క్‌ఫ్లో సరళంగా ఉంటుంది: స్పష్టమైన నియమాలను అందించండి, సున్నితమైన సమాచారాన్ని తొలగించండి, అనిశ్చితిని ప్రదర్శించమని AIని కోరండి, తెలిసిన ఉదాహరణలతో దానిని పరీక్షించండి మరియు పేర్కొన్న సమయ ఆదాలో మానవ సమీక్షను చేర్చండి.

ఎఫ్ ఎ క్యూ

కొత్తగా నేర్చుకునేవారు పనిలో AIని సురక్షితంగా ఉపయోగించడం ఎలా ప్రారంభించగలరు?

ఫాలో-అప్ ఇమెయిల్‌లను రూపొందించడం, నోట్లను సంగ్రహించడం, ఎజెండాలను సృష్టించడం లేదా ఇప్పటికే ఉన్న కంటెంట్‌ను పునర్వ్యవస్థీకరించడం వంటి ఒకే, పునరావృతమయ్యే, తక్కువ-ప్రమాదకరమైన పనితో ప్రారంభించండి. AIకి స్పష్టమైన సూచనలు ఇవ్వండి, ఆపై ఫలితాన్ని ఖచ్చితత్వం, శైలి, గోప్యత మరియు ఔచిత్యం కోసం సమీక్షించండి. మీ సంస్థ ఆ డేటాను నిర్వహించడానికి సాధనాన్ని ఆమోదించినట్లయితే తప్ప, సున్నితమైన సమాచారాన్ని నమోదు చేయవద్దు.

కార్యాలయ AIతో ఆటోమేట్ చేయడానికి ఉత్తమమైన పనులు ఏవి?

తొలి ముసాయిదాలను రూపొందించడంలో, ఇప్పటికే ఉన్న సమాచారాన్ని పునఃసమీక్షించడంలో మరియు ప్రాథమిక విశ్లేషణను నిర్వహించడంలో AI బాగా పనిచేస్తుంది. పత్రాలను తిరిగి వ్రాయడం, సమావేశ చర్యలను సంగ్రహించడం, అభిప్రాయాన్ని సమూహపరచడం, స్ప్రెడ్‌షీట్ పోకడలను వివరించడం మరియు చెక్‌లిస్ట్‌లను రూపొందించడం వంటి పనులు దీనికి అనువైనవి. ఉపాధి, చట్టపరమైన విషయాలు, భద్రత, ఆర్థికం, ఆరోగ్య సంరక్షణ లేదా న్యాయం వంటి అధిక ప్రభావం చూపే నిర్ణయాలకు ఇది అంతగా అనువైనది కాదు.

పని కోసం మంచి AI ప్రాంప్ట్‌ను ఎలా వ్రాయాలి?

ఒక బలమైన కార్యాలయ ప్రాంప్ట్, చేయాల్సిన పని, సందర్భం, లక్ష్యిత వ్యక్తులు, ఆశించిన ఫార్మాట్ మరియు అవసరమైన వివరాలను వివరిస్తుంది. సాధారణ సహాయం అడగడానికి బదులుగా, మీకు కావలసిన నిర్దిష్ట ఫలితాన్ని మరియు పదాల సంఖ్య లేదా భావం వంటి ఏవైనా పరిమితులను వివరించండి. పునరావృతాలను తొలగించమని, అంచనాలను గుర్తించమని, లేదా ధృవీకరణ అవసరమైన సమాచారాన్ని ఫ్లాగ్ చేయమని AIని అడగడం ద్వారా మీరు ప్రతిస్పందనను మరింత మెరుగుపరచవచ్చు.

రోబోలా అనిపించకుండా ఇమెయిల్‌ల కోసం AIని ఎలా ఉపయోగించగలను?

అసలు సందేశం, దాని ఉద్దేశ్యం, గ్రహీతతో మీ సంబంధం మరియు మీరు కోరుకునే ధోరణిని అందించండి. ఇమెయిల్‌ను సంక్షిప్తంగా, స్నేహపూర్వకంగా, దృఢంగా లేదా ఒక నిర్దిష్ట ప్రేక్షకులకు తగినట్లుగా మార్చమని AIని అడగండి. దాన్ని పంపే ముందు, ఖచ్చితమైన వివరాలను జోడించండి, సాధారణ పదజాలాన్ని తొలగించండి మరియు మీ పేరు కింద ప్రతి వాక్యం సహజంగా ఉందో లేదో తనిఖీ చేయండి.

AI రూపొందించిన సమావేశపు గమనికలను ఎలా సమీక్షించాలి?

ప్రతి నిర్ణయం, చర్య, యజమాని మరియు గడువును అసలు నోట్స్ లేదా ఆమోదించబడిన ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌తో పోల్చండి. ధృవీకరించబడిన నిర్ణయాలను, ప్రతిపాదిత ఆలోచనలు మరియు పరిష్కారం కాని ప్రశ్నల నుండి వేరు చేయమని AIని ఆదేశించండి. ముఖ్యంగా వక్తలు ఒప్పందానికి రాకుండా, సాధ్యమయ్యే యజమానులు లేదా తేదీల గురించి చర్చించినప్పుడు, లోపించిన సమాచారాన్ని ఊహించకుండా "ధృవీకరించబడలేదు" అని లేబుల్ చేయాలి.

AI స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు వ్యాపార డేటాను ఖచ్చితంగా విశ్లేషించగలదా?

AI సూత్రాలను వివరించగలదు, ట్రెండ్‌లను సంగ్రహించగలదు, సాధ్యమయ్యే అసాధారణతలను గుర్తించగలదు మరియు సంఖ్యలను వ్రాతపూర్వక వ్యాఖ్యానంగా మార్చగలదు. అయితే, దాని వివరణ స్పష్టమైన డేటా మరియు తగినంత వ్యాపార సందర్భంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. ఆర్థిక, కార్యాచరణ లేదా సిబ్బంది నిర్ణయాల కోసం అవుట్‌పుట్‌ను ఉపయోగించే ముందు యూనిట్లు, లోపించిన విలువలు, వర్గాల అనుగుణ్యత మరియు ప్రత్యామ్నాయ వివరణలు ఉన్నాయో లేదో తనిఖీ చేయండి.

AI లోకి ఏ కార్యాలయ సమాచారాన్ని ఎప్పటికీ నమోదు చేయకూడదు?

అనుమతి లేని సిస్టమ్‌లలో పాస్‌వర్డ్‌లు, యాక్సెస్ ఆధారాలు, కస్టమర్ రికార్డులు, ఉద్యోగి వివరాలు, వైద్య సమాచారం, చట్టపరమైన పత్రాలు, యాజమాన్య కోడ్, విడుదల చేయని ప్రణాళికలు లేదా సున్నితమైన ఆర్థిక డేటాను నమోదు చేయవద్దు. సాధ్యమైనంత వరకు పేర్లు మరియు గుర్తింపు వివరాలను తొలగించండి. ఏ సమాచారాన్ని సురక్షితంగా ప్రాసెస్ చేయవచ్చో మీ సంస్థ యొక్క డేటా విధానం మరియు ఆమోదించబడిన ఎంటర్‌ప్రైజ్ సాధనాలు నిర్ధారించాలి.

ఉద్యోగులను ఆందోళనకు గురిచేయకుండా మేనేజర్లు పని ప్రదేశంలో ఏఐని ఎలా ప్రవేశపెట్టగలరు?

AIని ఎందుకు ప్రవేశపెడుతున్నారో, అది ఏ పనులకు మద్దతు ఇస్తుందో, ఏ పనులు మానవ నేతృత్వంలో కొనసాగుతాయో, మరియు అవుట్‌పుట్‌లను ఎలా సమీక్షించాలో మేనేజర్లు వివరించాలి. వారు ఆమోదించబడిన డేటా పద్ధతులు, శిక్షణ, రిపోర్టింగ్ విధానాలు మరియు విజయ కొలమానాలను కూడా నిర్వచించాలి. పరివర్తన లేదా తెలివైన వర్క్‌ఫ్లోల గురించిన అస్పష్టమైన వాగ్దానాల కంటే, స్పష్టమైన ఉదాహరణలు ఎక్కువ విశ్వాసాన్ని పెంపొందిస్తాయి.

పనిలో AIని ఉపయోగించేటప్పుడు చేసే అత్యంత సాధారణ తప్పులు ఏమిటి?

అస్పష్టమైన సూచనలు ఇవ్వడం, వచ్చిన మొదటి ప్రతిస్పందననే నమ్మడం, కంటెంట్‌ను సవరించకుండా కాపీ చేయడం, మరియు రహస్య సమాచారాన్ని పంచుకోవడం వంటివి సాధారణ తప్పులు. ప్రజలు లోపభూయిష్టమైన ప్రక్రియలను స్వయంచాలకం చేయవచ్చు లేదా AI అవుట్‌పుట్‌ను నిష్పాక్షికంగా పరిగణించవచ్చు. ముఖ్యమైన వాదనలను ధృవీకరించడం, బలహీనమైన ముసాయిదాలను సవరించడం, పునరావృతమయ్యే వర్క్‌ఫ్లోలను పరీక్షించడం, మరియు మానవ బాధ్యతను స్పష్టంగా ఉంచడం అనేవి మెరుగైన విధానాలు.

AI వర్క్‌ఫ్లో సమయాన్ని ఆదా చేస్తుందో లేదో నేను ఎలా కొలవగలను?

ఇన్‌పుట్‌లను సిద్ధం చేయడం, సమాచారాన్ని అనామకపరచడం, అవుట్‌పుట్‌ను తనిఖీ చేయడం మరియు దిద్దుబాట్లు చేయడం సహా మొత్తం ప్రక్రియను కొలవండి. ఈ మొత్తాన్ని మీ మునుపటి వర్క్‌ఫ్లో యొక్క సమయం మరియు నాణ్యతతో పోల్చండి. ఒక సమర్థవంతమైన AI ప్రక్రియ, ఆమోదయోగ్యం కాని గోప్యత, కచ్చితత్వం లేదా జవాబుదారీతనం ప్రమాదాలను సృష్టించకుండా, శ్రమను తగ్గించాలి లేదా స్థిరత్వాన్ని మెరుగుపరచాలి.

ప్రస్తావనలు

1. యూకే ప్రభుత్వం - యూకే ప్రభుత్వం కోసం ఆర్టిఫిషియల్ ఇంటెలిజెన్స్ ప్లేబుక్ - gov.uk

2. నేషనల్ ఇన్‌స్టిట్యూట్ ఆఫ్ స్టాండర్డ్స్ అండ్ టెక్నాలజీ - ఆర్టిఫిషియల్ ఇంటెలిజెన్స్ రిస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ ఫ్రేమ్‌వర్క్: జెనరేటివ్ ఆర్టిఫిషియల్ ఇంటెలిజెన్స్ - nist.gov

3. సమాచార కమిషనర్ కార్యాలయం - ఏఐ, డేటా రక్షణ మరియు ప్రభుత్వ రంగం: ఏఐ విధానాలు - ico.org.uk

4. నేషనల్ బ్యూరో ఆఫ్ ఎకనామిక్ రీసెర్చ్ - nber.org

5. యుఎస్ సమాన ఉపాధి అవకాశాల కమిషన్ - కృత్రిమ మేధస్సులో EEOC పాత్ర ఏమిటి? - eeoc.gov

6. ప్రభుత్వ సమాచార సేవ - GCS జనరేటివ్ AI విధానం - communications.gov.uk

7. OpenAI - AIతో నిర్మించడానికి ఒక ఆచరణాత్మక మార్గదర్శి - openai.com

అధికారిక AI అసిస్టెంట్ స్టోర్‌లో తాజా AI ని కనుగొనండి

మా గురించి