సంక్షిప్త సమాధానం: Teamsలో AI నోట్స్ ఉత్తమంగా పనిచేయాలంటే, అడ్మిన్లు ముందుగా సరైన కోపైలట్ మరియు ట్రాన్స్క్రిప్షన్ పాలసీలను ఎనేబుల్ చేసి, ఆ తర్వాత ఆర్గనైజర్లు ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయాలి లేదా సపోర్ట్ చేసే మీటింగ్లలో రీక్యాప్ను ఉపయోగించాలి. లైసెన్సింగ్, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ లేదా మీటింగ్ రకం సరిగ్గా సెట్ చేయనప్పుడు, నోట్స్ కనిపించకపోవచ్చు లేదా అసంపూర్ణంగా ఉండవచ్చు.
కీలకమైన అంశాలు:
నిర్వాహక నియంత్రణ: AI నోట్స్ కనిపించాలని ఆశించే ముందు Teams సమావేశ విధానాలను తనిఖీ చేయండి.
లైసెన్స్ తనిఖీ: ఫెసిలిటేటర్, రీక్యాప్ మరియు కోపైలట్ ఫీచర్లను సరైన అర్హతతో సరిపోల్చండి.
ట్రాన్స్క్రిప్షన్ ఆవశ్యకత: సమావేశం తర్వాత AI నోట్స్ ముఖ్యమైనవి అయినప్పుడు ట్రాన్స్క్రిప్షన్ను ఎనేబుల్ చేసి, రన్ చేయండి.
సమావేశ ఏర్పాటు: ఫలితాలను మెరుగుపరచడానికి, స్పష్టమైన ఎజెండాలతో, ముందుగా నిర్ణయించిన, మద్దతు ఉన్న సమావేశాలను ఉపయోగించండి.
మానవ సమీక్ష: నోట్లను పంచుకునే ముందు పేర్లు, నిర్ణయాలు, గడువులు మరియు సున్నితమైన వివరాలను ధృవీకరించండి.
🔗 AIతో ఎలా మాట్లాడాలి?
మెరుగైన AI సంభాషణల కోసం స్పష్టమైన ప్రాంప్టింగ్ అలవాట్లను నేర్చుకోండి.
🔗 AI పనితీరును ఎలా కొలవాలి?
AI వర్క్ఫ్లోలలో ఖచ్చితత్వం, వేగం మరియు ఫలితాలను ట్రాక్ చేయండి.
🔗 AIతో పనులను ఆటోమేట్ చేయడం ఎలా?
పునరావృతమయ్యే రోజువారీ పనులను క్రమబద్ధీకరించడానికి AI సాధనాలను ఉపయోగించండి.
🔗 AI మోడల్లను ఎలా మూల్యాంకనం చేయాలి?
ఆచరణాత్మక బెంచ్మార్క్లు మరియు వాస్తవ ఫలితాలను ఉపయోగించి AI మోడల్లను పోల్చండి.
1. టీమ్స్లో AI నోట్స్ అంటే ఏమిటి 🤖
Teamsలో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలో తెలుసుకునే ముందు , ఒకేలా కనిపించే మూడు ఫీచర్లను మీరు వేరుగా గుర్తించాలి:
-
సమావేశ సమయంలో AI ద్వారా రూపొందించబడిన నోట్స్ - సాధారణంగా టీమ్స్ సమావేశాలలో ఫెసిలిటేటర్ ద్వారా పనిచేస్తాయి.
-
రీక్యాప్లో AI నోట్స్ - సమావేశం లేదా ఈవెంట్ తర్వాత చూపబడే నోట్స్ మరియు ఫాలో-అప్ టాస్క్లు.
-
కోపైలట్ సమావేశ గమనికలు - సమావేశ చాట్ లేదా రీక్యాప్ అనుభవం నుండి Microsoft 365 కోపైలట్ ద్వారా రూపొందించబడిన గమనికలు.
ఫెసిలిటేటర్ రియల్-టైమ్ AI నోట్లను రూపొందించగలదు, కీలక నిర్ణయాలను సంగ్రహించగలదు, అపరిష్కృత ప్రశ్నలను నమోదు చేయగలదు, మీటింగ్ చాట్లో ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వగలదు మరియు పనులను నిర్వహించడంలో సహాయపడగలదు . ఒక మీటింగ్కు ఫెసిలిటేటర్ను జోడించడానికి లేదా మీటింగ్ సమయంలో దాన్ని ఆన్ చేయడానికి మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కోపైలట్ లైసెన్స్ అవసరమని మైక్రోసాఫ్ట్ చెబుతోంది , అయితే ఇది పనిచేయడం ప్రారంభించిన తర్వాత అంతర్గత మీటింగ్ పార్టిసిపెంట్లు లైవ్ అప్డేట్లను చూడగలరు.
ఆ వ్యత్యాసం ముఖ్యమైనది, ఎందుకంటే ఒక వ్యక్తి “AI నోట్స్” అని చెప్పి, చక్కగా తీర్చిదిద్దిన లైవ్ నోట్స్ ప్యానెల్ను ఉద్దేశించవచ్చు, అదే సమయంలో మరొక వ్యక్తి మీటింగ్ తర్వాత వచ్చే AI నోట్స్ ట్యాబ్ను ఉద్దేశించవచ్చు. ఒకే వంటగది, వేర్వేరు సొరుగులు లాంటివి.
2. Teamsలో AI నోట్స్ను ఎనేబుల్ చేసే ముందు త్వరిత చెక్లిస్ట్ ✅
ఇక్కడ ఒక ముఖ్యమైన విషయం ఉంది. ఎవరైనా “జాయిన్” అని క్లిక్ చేసినంత మాత్రాన AI నోట్స్ దానంతట అవే ప్రత్యక్షం కావు. సాధారణంగా మీకు సరైన లైసెన్స్, సరైన అడ్మిన్ పాలసీ, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేసి ఉండటం, మరియు ఈ ఫీచర్కు మద్దతు ఇచ్చే మీటింగ్ ఫార్మాట్ అవసరం.
ముందుగా వీటిని తనిఖీ చేయండి:
-
మీ సంస్థ లైవ్ ఫెసిలిటేటర్ AI నోట్స్ కోసం Microsoft 365 Copilotను , లేదా ఇంటెలిజెంట్ రీక్యాప్ ఫీచర్లను ఉపయోగిస్తున్న Teams Premium / Copilotను కలిగి ఉంది
-
టీమ్స్ మీటింగ్ పాలసీ ప్రకారం ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అనుమతించబడుతుంది.
-
కోపైలట్ ఏ అడ్మిన్ పాలసీ ద్వారా నిరోధించబడలేదు.
-
ఈ సమావేశం అనేది ఫీచర్కు మద్దతు ఇచ్చే ఒక షెడ్యూల్ చేయబడిన టీమ్స్ సమావేశం.
-
నిర్వాహకుడికి లేదా ప్రెజెంటర్కు సంబంధిత AI ఫీచర్ను ఆన్ చేయడానికి అనుమతి ఉంది.
-
మీకు సమావేశం తర్వాత AI నోట్స్ కావాలంటే, ఈ సమావేశం తగినంత సేపు ఉంటుంది మరియు లిఖిత రూపంలోకి మార్చబడింది.
మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్స్ ప్రీమియం లైసెన్సింగ్ డాక్యుమెంటేషన్ "మీటింగ్ల నుండి AI- రూపొందించిన నోట్స్ మరియు టాస్క్లను వీక్షించండి" అనేదాన్ని ఒక AI- ఆధారిత కమ్యూనికేషన్ సామర్థ్యంగా చేర్చింది, అయితే దాని ఫెసిలిటేటర్ మార్గదర్శకత్వం ఫెసిలిటేటర్ను జోడించడానికి లేదా ఆన్ చేయడానికి మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కోపైలట్ అవసరమని విడిగా చెబుతుంది.
సహజంగానే ఒక చిన్న మెలిక ఉంది: ఐదు నిమిషాల కంటే ఎక్కువసేపు కొనసాగి, ఆంగ్లంలో లిప్యంతరీకరించబడిన ఈవెంట్ల కోసం మాత్రమే రీక్యాప్లో AI నోట్స్ అందుబాటులో ఉంటాయి, మరియు లిప్యంతరీకరణ భాషను బట్టి ఫార్మాటింగ్ మారవచ్చని కూడా మైక్రోసాఫ్ట్ పేర్కొంది.
3. అడ్మిన్గా Teamsలో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలి 🛠️
అడ్మిన్ల కోసం, Teamsలో AI నోట్స్ను ఎనేబుల్ చేయడం ఎలా అనేది మీటింగ్లో కాకుండా, Teams అడ్మిన్ సెంటర్లో మొదలవుతుంది. చాలా మంది ఇక్కడే ఇరుక్కుపోతారు. వారు AI నోట్స్ బటన్ కోసం వెతుకుతూ ఉంటారు, కానీ నేపథ్యంలో పాలసీ నిశ్శబ్దంగా “వద్దు” అని చెబుతూ ఉంటుంది.
అడ్మిన్ మార్గం సాధారణంగా ఇలా ఉంటుంది:
-
టీమ్స్ అడ్మిన్ సెంటర్ను తెరవండి .
-
సమావేశాలకు వెళ్లండి .
-
సమావేశ విధానాలను ఎంచుకోండి .
-
ఇప్పటికే ఉన్న పాలసీని ఎంచుకోండి లేదా కొత్తదాన్ని సృష్టించండి.
-
రికార్డింగ్ & ట్రాన్స్క్రిప్షన్ విభాగాన్ని కనుగొనండి .
-
కోపైలట్ సెట్టింగ్ను గుర్తించండి .
-
అందుబాటులో ఉన్న ఎంపికలలో ఒకదాన్ని ఎంచుకోండి:
-
ఆన్
-
సేవ్ చేసిన ట్రాన్స్క్రిప్ట్తో కొనసాగాలి, ఇది అవసరం
-
డిఫాల్ట్గా సేవ్ చేయబడిన ట్రాన్స్క్రిప్ట్తో కొనసాగండి
-
ఆఫ్
-
-
పాలసీని సేవ్ చేసి, అది సరైన వినియోగదారులకు కేటాయించబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క అడ్మిన్ మార్గదర్శకత్వం ఆ కోపైలట్ మీటింగ్ పాలసీ సెట్టింగ్లను జాబితా చేస్తుంది మరియు సమావేశాల సమయంలో మరియు తర్వాత కోపైలట్ పని చేయగలదా లేదా అనే దానిని ట్రాన్స్క్రిప్షన్ పాలసీ ప్రభావితం చేస్తుందని వివరిస్తుంది.
ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అందుబాటులో ఉందో లేదో కూడా మీరు నిర్ధారించుకోవాలి. టీమ్స్ ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అనేది పాలసీ ద్వారా నియంత్రించబడే ఫీచర్, మరియు మీటింగ్లు, వెబినార్లు లేదా టౌన్ హాల్స్లో ట్రాన్స్క్రిప్ట్లను చేర్చడానికి ఆర్గనైజర్ మరియు ట్రాన్స్క్రిప్షన్ ప్రారంభించే యూజర్ ఇద్దరూ ఈ సెట్టింగ్ను ఎనేబుల్ చేసి ఉండాలి.
ప్రజలు ఈ భాగాన్ని విస్మరించి, ఆ తర్వాత జట్లను నిందిస్తారు. కొన్నిసార్లు జట్లు దానికి అర్హమైనవే. కానీ, ఎల్లప్పుడూ కాదు.
4. మీటింగ్ షెడ్యూల్ చేసేటప్పుడు టీమ్స్లో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలి 📅
సమావేశ నిర్వాహకులకు, సమావేశం ప్రారంభం కావడానికి ముందే AI నోట్స్ను సిద్ధం చేసుకోవడమే అత్యంత సులభమైన మార్గం. దానివల్ల, అప్పటికే ఆహారం తిన్న పిల్లిలాగా, Teams చక్కగా ప్రవర్తించడానికి మరింత అవకాశం లభిస్తుంది.
షెడ్యూల్ చేసేటప్పుడు ఫెసిలిటేటర్ను జోడించడానికి:
-
టీమ్స్లో క్యాలెండర్ను తెరవండి
-
కొత్తదాన్ని ఎంచుకోండి .
-
టీమ్స్ మీటింగ్ టోగుల్ను ఆన్ చేయండి .
-
ఎంపికలను ఎంచుకోండి .
-
కోపైలట్ మరియు ఇతర AI లకు వెళ్ళండి .
-
కోపైలట్ మరియు ఫెసిలిటేటర్ను అనుమతించు అనేది ఈ క్రింది వాటిలో ఒకదానికి సెట్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి :
-
సమావేశం సమయంలో మాత్రమే
-
సమావేశం సమయంలో మరియు తరువాత
-
-
ఫెసిలిటేటర్ టోగుల్ను ఆన్ చేయండి .
-
వర్తింపజేయిని ఎంచుకోండి .
మైక్రోసాఫ్ట్ ఫెసిలిటేటర్ సూచనల ప్రకారం ఇది షెడ్యూలింగ్ మార్గం, మరియు ఫెసిలిటేటర్ను షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలకు మాత్రమే జోడించగలమని, ఛానల్ సమావేశాలు, తక్షణ సమావేశాలు లేదా టీమ్స్ కాల్స్కు జోడించలేమని కూడా అవి పేర్కొన్నాయి.
ఒక మంచి సమావేశ ఆహ్వానం కూడా సహాయపడుతుంది. వివరణలో లేదా సమావేశపు గమనికలలో ఒక సరళమైన అజెండాను జోడించండి. సమావేశ నిర్వాహకుడు ఆహ్వానంలో లేదా సమావేశపు గమనికలలో అజెండాను తనిఖీ చేసి, చర్చను క్రమబద్ధంగా ఉంచడంలో సహాయపడటానికి దానిని ఉపయోగించవచ్చు. ఇది మ్యాజిక్ కాదు, కానీ మీ సమావేశంలో "ఇంకొక్క విషయం" అనాల్సిన సందర్భాలు ఎక్కువగా ఉన్నప్పుడు, ఇది దానికి చాలా దగ్గరగా పనిచేస్తుంది.
5. లైవ్ టీమ్స్ మీటింగ్ సమయంలో AI నోట్స్ను ఎలా ఆన్ చేయాలి 🎙️
బహుశా మీరు షెడ్యూల్ చేసేటప్పుడు దాన్ని ఎనేబుల్ చేయడం మర్చిపోయి ఉంటారు. ఇలా జరుగుతూ ఉంటుంది. మీరు మీటింగ్ ప్రారంభిస్తారు, ఎవరో “AI నోట్స్ తీసుకోగలదా?” అని అడుగుతారు, వెంటనే అందరూ ఆర్గనైజర్ వైపు, ఆయనే చంద్రుడిని నియంత్రిస్తున్నట్టుగా చూస్తారు.
సమావేశం సమయంలో ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయడానికి:
-
టీమ్స్ మీటింగ్లో చేరండి.
-
సమావేశ నియంత్రణల నుండి మరిన్ని చర్యలను ఎంచుకోండి
-
ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయి ఎంచుకోండి .
-
టీమ్స్ అడిగితే సమావేశ భాషను ఎంచుకోండి.
-
నోట్స్ కనిపించడం మొదలవ్వడానికి కొన్ని నిమిషాలు వేచి ఉండండి.
ఫెసిలిటేటర్ ఆన్ చేసిన తర్వాత, AI- రూపొందించిన నోట్స్ యాక్టివ్గా ఉన్నాయని సూచించడానికి నోట్స్ ఐకాన్ మారుతుంది. ట్రాన్స్క్రిప్ట్లో నమోదు చేయబడిన చర్చ ఆధారంగా ఈ నోట్స్ రూపొందించబడతాయి కాబట్టి, అవి వెంటనే కనిపించవని, కనిపించడానికి కొన్ని నిమిషాలు పట్టవచ్చని మైక్రోసాఫ్ట్ చెబుతోంది
ఒక ముఖ్యమైన పాత్ర వివరమేమిటంటే: మొబైల్లో పాల్గొనేవారు లైవ్ నోట్స్ను చూడగలరు, కానీ డెస్క్టాప్ లేదా వెబ్లో టీమ్స్ను ఉపయోగించే నిర్వాహకులు లేదా ప్రెజెంటర్లు మాత్రమే సమావేశ సమయంలో ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ లేదా ఆఫ్ చేయగలరు.
కాబట్టి, టాక్సీలో ఎవరైనా ఫోన్ నుండి జాయిన్ అవుతూ, దాన్ని ఎందుకు యాక్టివేట్ చేయలేకపోతున్నామని అడిగితే, బహుశా కారణం ఇదే కావచ్చు. చికాకుగా ఉందా? అవును. తార్కికంగా ఉందా? చాలావరకు.
6. టీమ్స్ మీటింగ్ తర్వాత AI నోట్స్ను ఎలా కనుగొనాలి 🔎
సమావేశం ముగిసిన తర్వాత, నోట్స్ అనేవి ఉత్పాదకత గందరగోళంలో మాయమైపోవు. మీరు సాధారణంగా వాటిని మీటింగ్ చాట్ లేదా రీక్యాప్లో కనుగొనవచ్చు.
సమావేశం తర్వాత AI రూపొందించిన కంటెంట్ను సమీక్షించడానికి:
-
టీమ్స్లో చాట్ తెరవండి
-
మీటింగ్ చాట్ను ఎంచుకోండి.
-
పైన రీక్యాప్ను ఎంచుకోండి
-
మీ టెనెంట్లో చూపిన అనుభవాన్ని బట్టి నోట్స్ లేదా AI నోట్స్ను ఎంచుకోండి
, ఫెసిలిటేటర్ రూపొందించిన కంటెంట్ను మీటింగ్ చాట్ మరియు రీక్యాప్లోని మీటింగ్ నోట్స్ ద్వారా యాక్సెస్ . AI రూపొందించిన మీటింగ్ నోట్స్ ఒక మైక్రోసాఫ్ట్ లూప్ పేజీలో నిల్వ చేయబడతాయి, మరియు సమావేశంలో పాల్గొనేవారు ఆ లూప్ పేజీని సమావేశానికి ముందు, సమావేశం జరుగుతున్నప్పుడు, లేదా సమావేశం తర్వాత సవరించవచ్చు.
రీక్యాప్ AI నోట్స్ విషయానికి వస్తే, మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అవసరాలను తీర్చినట్లయితే, ఈవెంట్ రీక్యాప్లో AI నోట్స్ను ఎంచుకోవడం ద్వారా వినియోగదారులు మాన్యువల్ మరియు AI- రూపొందించిన నోట్స్తో పాటు ఫాలో-అప్ టాస్క్లను కూడా చూడవచ్చని మైక్రోసాఫ్ట్ చెబుతోంది
ఇక్కడే AI నోట్స్ కేవలం మీటింగ్ గిమ్మిక్ కంటే ఎక్కువ ప్రయోజనాన్ని అందిస్తుంది. మీరు ఒక చిన్న ఆఫీస్ క్రైమ్ సీన్ను పరిశోధిస్తున్నట్లుగా మొత్తం సంభాషణను మళ్లీ ప్లే చేయకుండానే, నిర్ణయాలు, పనులు, విస్మరించిన సందర్భం మరియు ఫాలో-అప్లను సంగ్రహించవచ్చు 🕵️.
7. పోలిక పట్టిక: టీమ్స్లో ఏఐ నోట్స్ను ఉపయోగించే పద్ధతులు 📊
| పద్ధతి / ఫీచర్ | దీనికి ఉత్తమమైనది | ప్రధాన అవసరం | మీకు లభించేది | కొద్దిగా చికాకు కలిగించే విషయం |
|---|---|---|---|---|
| ఫెసిలిటేటర్ లైవ్ AI నోట్స్ | మాట్లాడుతున్నప్పుడు ప్రజలకు నోట్స్ అవసరమయ్యే సమావేశాలు | మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కోపైలట్ లైసెన్స్ | రియల్-టైమ్ నోట్స్, నిర్ణయాలు, ప్రశ్నలు, పనులు | మద్దతు ఉన్న సమావేశ రకం అవసరం - అన్ని సమావేశాలు విజయవంతం కావు |
| రీక్యాప్లో AI గమనికలు | సమావేశం తర్వాత కలుసుకోవడం | అర్హతగల సమావేశాన్ని లిప్యంతరీకరించారు | నోట్స్, పనులు, పునశ్చరణ కంటెంట్ | ట్రాన్స్క్రిప్షన్ లేకపోతే చూపించదు |
| కో-పైలట్ “సమావేశ గమనికలను రూపొందించండి” | సమావేశానంతర సంక్షిప్త సారాంశాలు | మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కోపైలట్ | కీలక అంశాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలు | అయితే, మీరు దాన్ని ఇంకా ధృవీకరించుకోవాలి |
| మాన్యువల్ టీమ్స్ నోట్స్ | సాధారణ అంతర్గత సమావేశాలు | ప్రాథమిక సమావేశ గమనికల యాక్సెస్ | అజెండా, నోట్స్, పనులు | ఎవరో ఒకరు టైప్ చేయాలి, విషాదకరమైనా ఇది నిజం |
| రికార్డింగ్ మరియు ట్రాన్స్క్రిప్ట్ | సమీక్ష మరియు సమ్మతి వర్క్ఫ్లోలు | రికార్డింగ్/ట్రాన్స్క్రిప్షన్ విధానం ప్రారంభించబడింది | శోధించదగిన లిప్యంతరీకరణ మరియు ప్లేబ్యాక్ సందర్భం | నిల్వ మరియు గోప్యతా ప్రశ్నలను సృష్టించవచ్చు |
కోపైలట్ ద్వారా రూపొందించబడిన నోట్స్ కోసం మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క సహాయ మార్గదర్శకాలు ఇలా చెబుతున్నాయి: వినియోగదారులు మీటింగ్ చాట్ నుండి కోపైలట్ను ఎంచుకుని, మరిన్ని ప్రాంప్ట్లను ఎంచుకుని, మీటింగ్ నోట్స్ను రూపొందించి, వాటిని కాపీ చేసి, వేరే చోట పేస్ట్ చేయవచ్చు. అలాగే, AI అవుట్పుట్ తప్పుగా ఉండే అవకాశం ఉన్నందున దానిని ధృవీకరించుకోవాలని కూడా వినియోగదారులకు గుర్తుచేస్తుంది.
8. టీమ్స్లో మెరుగైన AI నోట్స్ కోసం ఉత్తమ మీటింగ్ సెటప్ 🧠
Teamsలో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలో తెలుసుకోవడం సగం పని. విలువైన నోట్స్ను పొందడం మిగతా సగం. AI నిర్మాణం విషయంలో బాగానే ఉంటుంది, కానీ అది హెడ్సెట్ ధరించిన మనసు చదివేది కాదు. దానికి స్పష్టమైన ఇన్పుట్లు అవసరం.
ఈ సెటప్ను ఉపయోగించండి:
-
సమావేశానికి ముందు స్పష్టమైన అజెండాను జోడించండి.
-
నిర్ణయాలను గట్టిగా చెప్పండి: “నిర్ణయం: వచ్చే వారం పైలట్ ప్రాజెక్ట్ను ప్రారంభిస్తాము.”
-
యజమానులను మౌఖికంగా నియమించండి: “ఫైనాన్స్తో తదుపరి చర్యల బాధ్యత మాయది.”
-
విషయాన్ని మార్చే ముందు కాస్త ఆగండి.
-
ఐదుగురు ఒకరి మాటకు మరొకరు అడ్డుపడకుండా చూసుకోండి. అవును, ఇది ఒక గొప్ప ఆశయం.
-
పేర్లను స్థిరంగా ఉపయోగించండి, తద్వారా పనుల యాజమాన్యం మరింత స్పష్టంగా ఉంటుంది.
-
సాధ్యమైనంత వరకు సమావేశ భాషను స్థిరంగా ఉంచండి.
-
వాటిని విస్తృతంగా పంచుకునే ముందు నోట్లను సరిచూసుకోండి.
ఫెసిలిటేటర్ సమావేశ ఆహ్వానం లేదా లూప్ సమావేశ గమనికల నుండి ఎజెండాలను గుర్తించగలదుమరియు ఇది సమావేశ సమయంలో ఎజెండా అంశాలను ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడుతుంది.
నిశ్శబ్దంగా ప్రభావం చూపే ఒక ఉపాయం: మీరు బాగా అలసిపోయిన సహాయకుడికి కథ చెబుతున్నట్లుగా మీ చేయాల్సిన పనులను ప్రకటించండి. యాంత్రికంగా కాకుండా, స్పష్టంగా. “చేయాల్సిన పని: జోర్డాన్ అప్డేట్ చేసిన డెక్ను పంపుతాడు.” ఇలాంటి వాక్యాలు AI నోట్స్ను చాలా తేలికగా, అస్పష్టంగా కాకుండా చేస్తాయి.
9. AI నోట్స్ కనిపించనప్పుడు ఎదురయ్యే సాధారణ సమస్యలు ⚠️
Teamsలో AI నోట్స్ కనిపించకపోతే, ఆ ఫీచర్ పాడైపోయిందని వెంటనే అనుకోవద్దు. అది పాడైపోయి ఉండవచ్చు, కానీ దానికి అనేక సాధారణ అడ్డంకులు ఉన్నాయి.
సాధారణ కారణాలు:
-
మీరు ఉపయోగించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న ఫీచర్ కోసం కోపైలట్ లేదా టీమ్స్ ప్రీమియం అర్హత లేదు
-
టీమ్స్ మీటింగ్ పాలసీలలో కోపైలట్ డిసేబుల్ చేయబడింది
-
నిర్వాహకుడికి లేదా దానిని ప్రారంభించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న వ్యక్తికి ట్రాన్స్క్రిప్షన్ నిలిపివేయబడింది
-
రీక్యాప్ AI నోట్స్ కోసం సమావేశం చాలా తక్కువ సమయం ఉంది
-
సమావేశం లిఖితరూపంలోకి మార్చబడలేదు.
-
ఫెసిలిటేటర్ కోసం ఛానల్ మీటింగ్ వంటి మద్దతు లేని మీటింగ్ రకం
-
హాజరైన వ్యక్తి ఫెసిలిటేటర్పై తిరగబడటానికి ప్రయత్నించడం వంటి తప్పుడు పాత్ర
-
బాహ్య పాల్గొనేవారి పరిమితులు.
-
సున్నితత్వ లేబుల్లు లేదా ఎన్క్రిప్షన్ ద్వారా అజెండా సంగ్రహణను నిరోధించడం.
మైక్రోసాఫ్ట్ డాక్యుమెంటేషన్ ప్రకారం, Teams ఈవెంట్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్, హాజరు డేటా మరియు పవర్పాయింట్ లైవ్ డేటాను , కాబట్టి ట్రాన్స్క్రిప్ట్ డేటా లేకపోతే AI రీక్యాప్ విలువ కూడా లోపించినట్లే.
లైవ్ ఫెసిలిటేటర్ నోట్స్ కోసం, మీటింగ్ సమయంలో డెస్క్టాప్ లేదా వెబ్లో ఉన్న ఆర్గనైజర్లు మరియు ప్రెజెంటర్లు మాత్రమే ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ లేదా ఆఫ్ చేయగలరని గుర్తుంచుకోండి. మొబైల్ వినియోగదారులు లైవ్ నోట్స్ను చూడగలరు కానీ అదే విధంగా ఈ ఫీచర్ను యాక్టివేట్ చేయలేరు.
10. గోప్యత, అనుమతులు మరియు “దయచేసి దీన్ని ధృవీకరించండి” నియమం 🔐
AI నోట్స్ సహాయకరంగా ఉంటాయి, కానీ అవి న్యాయశాస్త్ర స్టెనోగ్రాఫర్, కంప్లయన్స్ ఆఫీసర్, లేదా ప్రతి చిన్న విషయంపై అతిగా శ్రద్ధ చూపే మీ సహోద్యోగి లాంటివి కావు. అవి సమావేశ డేటా నుండి రూపొందించబడతాయి, కాబట్టి అవి సందర్భాన్ని విస్మరించవచ్చు, విషయాన్ని ఇబ్బందికరంగా వ్యక్తీకరించవచ్చు, లేదా అస్తవ్యస్తంగా ఉన్న చర్చను, కేవలం పాక్షికంగా మాత్రమే సరైనదైన, ఆత్మవిశ్వాసంతో కనిపించే సారాంశంగా మార్చవచ్చు.
టీమ్స్ రీక్యాప్లోని AI- రూపొందించిన కంటెంట్ ఈవెంట్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్ ఆధారంగా ఉంటుందని, GPT మరియు ఇతర AI మోడల్స్ ద్వారా శక్తిని పొందుతుందని , మరియు అది తప్పుగా, అసంపూర్ణంగా లేదా అనుచితంగా ఉండవచ్చని మైక్రోసాఫ్ట్ పేర్కొంది
కాబట్టి ఆచరణాత్మక నియమం చాలా సులభం:
-
క్లయింట్లకు పంపే ముందు AI నోట్లను సమీక్షించండి.
-
నిర్ణయాలు, సంఖ్యలు, పేర్లు మరియు గడువు తేదీలను తనిఖీ చేయండి.
-
సున్నితమైన వివరాలను నిల్వ చేయడానికి లేదా ఫార్వార్డ్ చేయడానికి ముందు నిర్ధారించుకోండి.
-
చట్టపరమైన, మానవ వనరుల, ఆర్థిక, లేదా నియంత్రిత నిర్ణయాల కోసం ఏఐ నోట్స్ను ఏకైక రికార్డుగా పరిగణించవద్దు.
-
హాజరైనవారు ట్రాన్స్క్రిప్షన్ మరియు AI- రూపొందించిన రీక్యాప్ విధానాలను అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
Teamsలో సున్నితమైన మీటింగ్ కంటెంట్ కోసం మీటింగ్ ఆప్షన్లు మరియు అడ్మిన్ నియంత్రణలు కూడా ఉన్నాయి , వీటిలో కాపీ చేయడం, ఫార్వార్డ్ చేయడం, రికార్డింగ్లు, ట్రాన్స్క్రిప్ట్లు మరియు AI- రూపొందించిన అంతర్దృష్టులకు సంబంధించిన నియంత్రణలు కూడా ఉన్నాయి.
ఇక్కడ కొద్దిపాటి అనుమానం ఉండటం మంచిదే. అది మరీ అంత తీవ్రమైన అనుమానం కాదు, కేవలం "బహుశా AI యొక్క అసలు సారాంశాన్ని చదవకుండా బోర్డు మెమోలో అతికించవద్దు" అనే అనుమానం మాత్రమే.
11. టీమ్స్ అడ్మిన్లు మరియు మేనేజర్ల కోసం రోల్అవుట్ చిట్కాలు 🚀
కేవలం ఒక స్విచ్ నొక్కి, అందరూ ఒక శిక్షణా వీడియో లాగా ప్రవర్తిస్తారని ఆశించకుండా, AI నోట్స్ను ప్రవేశపెట్టినప్పుడు అది ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది.
సరళమైన అమలు ప్రణాళిక:
-
ఒక చిన్న పైలట్ బృందాన్ని ఎంచుకోండి.
-
లైసెన్సులు మరియు విధానాలను ధృవీకరించండి.
-
ఆ గ్రూప్ కోసం ట్రాన్స్క్రిప్షన్ మరియు కోపైలట్ సెట్టింగ్లను ఎనేబుల్ చేయండి.
-
టెస్ట్ మీటింగ్ సృష్టించండి.
-
ప్రత్యక్ష ఫెసిలిటేటర్ నోట్లను ప్రయత్నించండి.
-
సమావేశం తర్వాత రీక్యాప్ AI నోట్లను ప్రయత్నించండి.
-
మీ వినియోగదారులు చూసే ఖచ్చితమైన దశలను నమోదు చేయండి.
-
AI నోట్స్ను ఎప్పుడు ఉపయోగించాలి అనే దానిపై ఒక చిన్న అంతర్గత మార్గదర్శినిని రూపొందించండి.
-
గోప్యతా రిమైండర్లను చేర్చండి.
-
ప్రజలను ఏది వారిని గందరగోళపరిచిందో అడగండి, ఎందుకంటే వారు మీకు గట్టిగా చెబుతారు.
లైసెన్సింగ్, అడ్మిన్ పాలసీలు, మీటింగ్ రకం, క్లయింట్ వెర్షన్ మరియు సంస్థాగత సెట్టింగ్ల ఆధారంగా టీమ్స్ అనుభవాలు మారవచ్చు కాబట్టి, ఈ పైలట్ ప్రాజెక్ట్ను చేపట్టారు. ఇది ఒకే ఒక్క పెద్ద ఎర్ర బటన్ కాదు. ఇది కొన్నింటికి ఇతరుల కంటే మెరుగైన లేబుల్స్ ఉన్న బటన్లతో నిండిన ఒక డ్రాయర్ లాంటిది.
12. త్వరిత సమాధానం: టీమ్స్లో ఏఐ నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలి 🏁
Teamsలో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలో తెలిపే సంక్షిప్త సమాచారం ఇక్కడ ఉంది :
నిర్వాహకుల కోసం:
-
టీమ్స్ అడ్మిన్ సెంటర్కు వెళ్లండి .
-
బహిరంగ సమావేశాలు > సమావేశ విధానాలు.
-
రికార్డింగ్ & ట్రాన్స్క్రిప్షన్లో , సరైన కోపైలట్ పాలసీని ఎనేబుల్ చేయండి.
-
లిప్యంతరీకరణకు అనుమతి ఉందని నిర్ధారించుకోండి.
-
సరైన వినియోగదారులకు పాలసీని కేటాయించండి.
నిర్వాహకుల కోసం:
-
షెడ్యూల్ చేయబడిన టీమ్స్ సమావేశాన్ని సృష్టించండి.
-
ఆప్షన్స్ > కోపైలట్ మరియు ఇతర AIని తెరవండి .
-
కోపైలట్ మరియు ఫెసిలిటేటర్ను అనుమతించు ఎంపికను ఎనేబుల్డ్ గా సెట్ చేయండి
-
ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయండి .
-
సెట్టింగ్ను వర్తింపజేయండి.
సమావేశం సమయంలో:
-
మరిన్ని చర్యలను ఎంచుకోండి .
-
ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయి ఎంచుకోండి .
-
AI రూపొందించిన నోట్స్ కనిపించడానికి కొన్ని నిమిషాలు వేచి ఉండండి.
సమావేశం తర్వాత:
-
మీటింగ్ చాట్ను తెరవండి.
-
రీక్యాప్కు వెళ్లండి .
-
నోట్స్ లేదా AI నోట్స్ను ఎంచుకోండి .
అది శుభ్రమైన వెర్షన్. ఆచరణాత్మక వెర్షన్లో లైసెన్సులు, పాలసీలు, ట్రాన్స్క్రిప్షన్, రోల్స్ తనిఖీ చేయడం, ఇంకా Teams సరిగ్గా పనిచేయడం లేదా అనే విషయాలను కూడా చూడటం వంటివి ఉంటాయి.
ముగింపు ఆలోచనలు 💬
Teamsలో AI నోట్స్ను ఎనేబుల్ చేయడం కష్టమేమీ కాదు, కానీ వాటిని అర్థం చేసుకోవడంలో గందరగోళానికి గురికావడం సులభం. అడ్మిన్లు పాలసీ గేట్లను నియంత్రిస్తారు. ఆర్గనైజర్లు మీటింగ్ సెటప్ను నియంత్రిస్తారు. సపోర్టెడ్ మీటింగ్లలో ప్రెజెంటర్లు మరియు ఆర్గనైజర్లు ఫెసిలిటేటర్ను యాక్టివేట్ చేయగలరు. ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అనేది AIకి పని చేయడానికి ఒక ఆధారాన్ని అందిస్తుంది. రీక్యాప్ ద్వారా మీటింగ్ సెర్చ్ చేయడానికి, స్కిమ్ చేయడానికి వీలుగా మారుతుంది మరియు - ఆదర్శంగా చెప్పాలంటే - అన్నీ గుర్తుంచుకోవాల్సిన విషయాల భారం తగ్గుతుంది.
ఉత్తమమైన ఏర్పాటు చాలా సులభం: సరైన పాలసీలను ఎనేబుల్ చేయండి, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ను ఆన్ చేయండి, మీటింగ్ను సరిగ్గా షెడ్యూల్ చేయండి, లైవ్ నోట్స్ అవసరమైనప్పుడు ఫెసిలిటేటర్ను ఉపయోగించండి, మరియు వచ్చిన అవుట్పుట్ను శిలాఫలకాలపై చెక్కిన సత్యంగా భావించే ముందు దాన్ని సమీక్షించండి 🪨. AI నోట్స్ చాలా సహాయకరంగా ఉంటాయి, కానీ అవి కూడా మనుషులు ఒకరికొకరు అంతరాయం కలిగించుకోవడాన్ని వింటున్న ఒక యంత్రం నుండి వచ్చిన నోట్స్ మాత్రమే. కాబట్టి అవును, వాటిని ఉపయోగించండి. కానీ కాస్త జాగ్రత్తగా ఉండండి.
వాస్తవ ప్రపంచ ఉదాహరణ: వారపు క్లయింట్ ప్రాజెక్ట్ సమావేశం కోసం AI నోట్స్ను ఉపయోగించడం 🧾
దృశ్యం
ఒక చిన్న వెబ్ ఏజెన్సీ తమ క్లయింట్తో వారానికి 45 నిమిషాల పాటు టీమ్స్ మీటింగ్ నిర్వహిస్తోందని ఊహించుకోండి. అవే సమస్యలు పదేపదే తలెత్తుతున్నాయి: నిర్ణయాలు చాట్లో మరుగున పడిపోతున్నాయి, చేయాల్సిన పనులను సగం మాత్రమే గుర్తుంచుకుంటున్నారు, మరియు ప్రతి మీటింగ్ తర్వాత ఎవరో ఒకరు 20-30 నిమిషాలు గడిపి, చిందరవందరగా ఉన్న నోట్సును క్లయింట్ అప్డేట్గా మారుస్తున్నారు.
ఇది కల్పితమైనప్పటికీ వాస్తవికమైన ఉదాహరణ. ఏజెన్సీ, సమావేశపు నోట్స్ యొక్క మొదటి ముసాయిదాను రూపొందించడానికి Teamsలో AI నోట్స్ను ఉపయోగిస్తుంది, ఆ తర్వాత క్లయింట్కు పంపే ముందు ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ఆ అవుట్పుట్ను సమీక్షిస్తారు. ఆ చివరి భాగం చాలా ముఖ్యం. AI పరిపాలనాపరమైన శ్రమలో సహాయం చేస్తోంది, అంతేగానీ ప్రాజెక్ట్ను అర్థం చేసుకున్న మనిషి స్థానాన్ని భర్తీ చేయడం లేదు.
కాల్ ప్రారంభం కావడానికి ముందే, టీమ్స్లో మీటింగ్ షెడ్యూల్ చేయబడింది, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయబడింది మరియు ఫెసిలిటేటర్ ఆన్ చేయబడింది. ఇది ఆర్టికల్ యొక్క ప్రధాన అంశానికి సరిపోతుంది: లైసెన్సింగ్, మీటింగ్ పాలసీ, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ మరియు మీటింగ్ సెటప్ అన్నీ ముందుగా సరిగ్గా అమర్చినప్పుడు AI నోట్స్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తాయి.
సహాయకుడికి ఏమి అవసరం
ఈ ఏర్పాటు కోసం, నిర్వాహకుడు ఈ క్రింది వాటిని సిద్ధం చేస్తాడు:
ముందుగా నిర్ణయించిన టీమ్స్ సమావేశం, అంతేగానీ అప్పటికప్పుడు చేసే త్వరితగతిన కాల్ కాదు.
సమావేశ ఆహ్వానంలో ఒక సంక్షిప్త అజెండా.
సమావేశం కోసం లిప్యంతరీకరణ ప్రారంభించబడింది.
సమావేశం ప్రారంభమయ్యే ముందు ఫెసిలిటేటర్ ఆన్ చేయబడింది.
AI నోట్లను సమీక్షించడానికి ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ను నియమించారు.
పేర్లు, తేదీలు, ఖర్చులు, గడువులు మరియు క్లయింట్ నిర్ణయాల కోసం ఒక సాధారణ సమీక్ష చెక్లిస్ట్.
ఒక మంచి అజెండా ఈ విధంగా ఉండవచ్చు:
అజెండా:
గత వారం అందించిన ఫలితాలను సమీక్షించండి.
హోమ్పేజీ కాపీ మార్పులను నిర్ధారించండి.
ధరల పేజీ వీడియోను ఉంచాలా లేదా తీసివేయాలా అని నిర్ణయించుకోండి.
ప్రారంభ పనులకు యజమానులను నియమించండి.
తదుపరి సమీక్ష తేదీని నిర్ధారించండి.
అస్పష్టమైన “ప్రాజెక్ట్ పునశ్చరణ” ఆహ్వానం కంటే ఇది AIకి మరింత నిర్మాణాత్మకతను ఇస్తుంది. అలాగే, ఇది మనుషులు కాస్త తక్కువగా చెల్లాచెదురుగా ఉండటానికి సహాయపడుతుంది, ఇది ఎల్లప్పుడూ ఒక అదనపు ప్రయోజనమే.
ఉదాహరణ సూచన
సమావేశం ప్రారంభంలో, నిర్వాహకుడు ఇలాంటిది ఏదైనా చెప్పవచ్చు:
నిర్ణయాలు మరియు చేయాల్సిన పనులను నమోదు చేయడానికి, ఈరోజు మేము AI రూపొందించిన నోట్లను ఉపయోగిస్తున్నాము. దయచేసి నిర్ణయాలను స్పష్టంగా పేర్కొనండి, ప్రతి పనికి యజమాని పేరును చేర్చండి మరియు సాధ్యమైన చోట గడువు తేదీలను కూడా తెలియజేయండి. సమావేశం తర్వాత వాటిని పంచుకునే ముందు మేము ఈ నోట్లను సమీక్షిస్తాము
సమావేశం సమయంలో, ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ చేయాల్సిన పనులను స్పష్టంగా తెలియజేయవచ్చు:
నిర్ణయం: ప్రారంభం కోసం ధరల పేజీ వీడియోను ఉంచుతున్నాము
చేయవలసిన పని: ప్రియ సవరించిన హోమ్పేజీ కాపీని గురువారం మధ్యాహ్నం 3 గంటలకల్లా పంపుతుంది
చేయవలసిన పని: శుక్రవారానికి ముందే అనలిటిక్స్ ట్యాగ్లు సరిగ్గా పనిచేస్తున్నాయో లేదో మార్క్ తనిఖీ చేస్తాడు
ఇది మొదట కొంచెం లాంఛనప్రాయంగా అనిపించవచ్చు, కానీ ఇది AIకి పని చేయడానికి స్పష్టమైన ఆధారాలను అందిస్తుంది. అస్పష్టమైన చర్చ లోపలికి వెళితే, అస్పష్టమైన గమనికలు బయటకు వస్తాయి. స్పష్టమైన నిర్ణయాలు లోపలికి వెళితే, ఆచరణాత్మక గమనికలు బయటకు వస్తాయి.
దీన్ని ఎలా పరీక్షించాలి
టీమ్ అంతటా అమలు చేయడానికి ముందు, మూడు సమావేశాలతో ఒక చిన్న పరీక్షను నిర్వహించండి.
సమావేశం 1: సాధారణ మాన్యువల్ నోట్సును మాత్రమే ఉపయోగించండి.
సమావేశం 2: AI నోట్స్ను ఉపయోగించండి, కానీ నిర్దిష్టమైన ఎజెండా ఏదీ లేకుండా.
సమావేశం 3: స్పష్టమైన ఎజెండా మరియు మౌఖిక కార్యాచరణ అంశాల ఫార్మాట్తో AI నోట్స్ను ఉపయోగించండి.
ప్రతి సమావేశం తర్వాత తనిఖీ చేయండి:
తుది క్లయింట్-సిద్ధమైన నోట్లను రూపొందించడానికి ఎంత సమయం పడుతుంది.
ఎన్ని కార్యాచరణ అంశాలను సరిదిద్దాల్సి ఉంది.
గడువు తేదీలు సరిగ్గా నమోదు చేయబడ్డాయా లేదా.
ప్రతి పనికి సరైన యజమాని ఉన్నారా లేదా.
సారాంశంలో అంగీకరించని అంశాలు ఏమైనా ఉన్నాయా లేదా.
సమీక్షకుడు బయటికి ఏదైనా పంపే ముందు AI నోట్లను ట్రాన్స్క్రిప్ట్తో పోల్చి చూసుకోవాలి. డబ్బు, కాలపరిమితులు, చట్టపరమైన పదజాలం, ఆమోదాలు లేదా క్లయింట్ కట్టుబాట్ల విషయంలో ఇది చాలా ముఖ్యం.
ఫలితం
మూడు నమూనా 45 నిమిషాల ప్రాజెక్ట్ సమావేశాల సమయం ఆధారంగా ఉదాహరణ ఫలితం:
మాన్యువల్ నోట్స్ మాత్రమే: క్లీన్ క్లయింట్ అప్డేట్ను రూపొందించడానికి 28 నిమిషాలు పడుతుంది.
స్పష్టమైన అజెండా లేని AI నోట్స్: నోట్స్ను సమీక్షించి, సరిదిద్దడానికి 17 నిమిషాలు.
ఎజెండా మరియు స్పష్టంగా పేర్కొన్న కార్యాచరణ అంశాలతో కూడిన AI నోట్స్: తుది అప్డేట్ను సమీక్షించి, పంపడానికి 9 నిమిషాలు.
మాన్యువల్ పద్ధతితో పోలిస్తే, ప్రతి సమావేశానికి సుమారుగా 19 నిమిషాలు ఆదా అవుతుంది. నెలకు జరిగే నాలుగు క్లయింట్ సమావేశాల ప్రకారం చూస్తే, ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్కు నెలకి దాదాపు 76 నిమిషాలు ఆదా అవుతాయి.
సమయం ఆదా చేయడంతో పాటు నాణ్యత తనిఖీ కూడా అంతే ముఖ్యం. ఈ ఉదాహరణ పరీక్షలో, నిర్మాణాత్మక AI నోట్స్ వెర్షన్ 9 యాక్షన్ ఐటమ్స్లో 8ంటిని సరిగ్గా గుర్తించింది. మానవ దిద్దుబాటు అవసరమైన ఒక గడువు మాత్రమే తప్పుగా ఉంది. అందుకే AI నోట్స్ను అంతిమ ప్రామాణికంగా కాకుండా, ఒక బలమైన మొదటి ముసాయిదాగా పరిగణించాలి.
ఏమి తప్పు జరగవచ్చు
అత్యంత సాధారణ వైఫల్యం అస్పష్టమైన ప్రసంగం. ఎవరైనా, “దాన్ని వచ్చే వారం పరిష్కరిద్దాం,” అని చెబితే, ‘అది’ ఎవరిదో లేదా ‘వచ్చే వారం’ అంటే ఏమిటో AIకి తెలియకపోవచ్చు.
ఇతర ప్రమాదాలు:
ఒక పనిని తప్పుడు వ్యక్తికి అప్పగించడం.
ఒక మృదువైన సూచనను దృఢమైన నిర్ణయంగా రాయడం.
గడువును కోల్పోవడం లేదా తప్పుగా వినడం.
సున్నితమైన క్లయింట్ వివరాలు నోట్స్లో కనిపించడం, అవి చాలా విస్తృతంగా షేర్ చేయబడటం.
ట్రాన్స్క్రిప్ట్ అందుబాటులో లేకపోవడం సమావేశానంతర సమీక్షను బలహీనపరుస్తుంది.
AI నోట్స్ చక్కగా కనిపిస్తున్నందున అవి వాటంతట అవే సరైనవని నిర్వాహకుడు భావిస్తున్నాడు.
ఈ పరిష్కారం ఆకర్షణీయంగా లేకపోయినా ప్రభావవంతమైనది: సమీక్ష చెక్లిస్ట్ను ఉపయోగించండి, సమావేశం ముగిసేలోపు చేయాల్సిన పనులను నిర్ధారించుకోండి, మరియు ముడి AI నోట్లను నేరుగా క్లయింట్కు పంపవద్దు.
ఆచరణాత్మక సారాంశం
మీటింగ్ ఇప్పటికే చక్కగా జరుగుతున్నప్పుడు Teamsలోని AI నోట్స్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తాయి. ఒక ఎజెండాను జోడించండి, సరైన సెట్టింగ్లను ఆన్ చేయండి, నిర్ణయాలను స్పష్టంగా చెప్పండి మరియు సమీక్ష కోసం ఒక వ్యక్తిని బాధ్యుడిగా నియమించండి. అలా చేస్తే, AI నోట్స్ అందరూ తర్వాత చర్చించాల్సిన మరో డాక్యుమెంట్ను సృష్టించడానికి బదులుగా, గందరగోళంగా ఉన్న మీటింగ్ను నిమిషాల్లోనే ఉపయోగపడే ఫాలో-అప్గా మార్చగలదు.
ఎఫ్ ఎ క్యూ
అడ్మిన్గా Teamsలో AI నోట్స్ను ఎలా ఎనేబుల్ చేయాలి?
Teamsలో అడ్మిన్గా AI నోట్స్ను ఎనేబుల్ చేయడానికి, Teams అడ్మిన్ సెంటర్లో ప్రారంభించండి. మీటింగ్స్కు వెళ్లి, మీటింగ్ పాలసీలను తెరిచి, రికార్డింగ్ & ట్రాన్స్క్రిప్షన్ విభాగాన్ని సమీక్షించండి. కోపైలట్ అనుమతించబడిందని మరియు సరైన వినియోగదారుల కోసం ట్రాన్స్క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. AI నోట్స్కు యాక్సెస్ ఉండాల్సిన వ్యక్తులకు కూడా ఈ పాలసీని కేటాయించాల్సి ఉంటుంది.
Teamsలో AI Notes కోసం నాకు ఏ లైసెన్సులు అవసరం?
మీరు ఉపయోగించాలనుకుంటున్న AI నోట్స్ ఫీచర్ను బట్టి లైసెన్స్ ఆధారపడి ఉంటుంది. ఫెసిలిటేటర్తో లైవ్ AI-జనరేటెడ్ నోట్స్కు సాధారణంగా Microsoft 365 కోపైలట్ అవసరం. రీక్యాప్లోని AI నోట్స్కు Teams ప్రీమియం లేదా కోపైలట్ యాక్సెస్ అవసరం కావచ్చు. చాలా సంస్థలలో, అడ్మిన్లు ఈ ఫీచర్ అందుబాటులో ఉందని భావించే ముందు లైసెన్సింగ్ మరియు మీటింగ్ పాలసీలు రెండింటినీ తనిఖీ చేయాలి.
నా Teams మీటింగ్లో AI నోట్స్ ఎందుకు కనిపించడం లేదు?
కోపైలట్ డిసేబుల్ చేయబడినా, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ బ్లాక్ చేయబడినా, లేదా మీటింగ్ రకం సపోర్ట్ చేయకపోయినా AI నోట్స్ కనిపించకపోవచ్చు. మీటింగ్ చాలా తక్కువ సమయం ఉండటం, ట్రాన్స్క్రైబ్ చేయకపోవడం, లేదా సరైన ఆర్గనైజర్ అనుమతులు లేకపోవడం కూడా దీనికి కారణం కావచ్చు. యూజర్ లైసెన్స్, టీమ్స్ మీటింగ్ పాలసీ, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ సెట్టింగ్లు, మరియు మీటింగ్ తక్షణమే ప్రారంభం కాకుండా షెడ్యూల్ చేయబడిందా లేదా అని తనిఖీ చేయడం ఒక సాధారణ పరిష్కారం.
లైవ్ టీమ్స్ మీటింగ్ సమయంలో నేను AI నోట్స్ను ఆన్ చేయవచ్చా?
అవును, సపోర్టెడ్ మీటింగ్లలో, ఆర్గనైజర్ లేదా ప్రెజెంటర్ మీటింగ్ సమయంలో ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయవచ్చు. వారు సాధారణంగా మీటింగ్ కంట్రోల్స్లోని 'మరిన్ని చర్యలు' (More actions) నుండి దీన్ని చేస్తారు, ఆపై 'ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయి' (Turn on Facilitator)ని ఎంచుకుంటారు. నోట్స్ కనిపించడానికి కొన్ని నిమిషాలు పట్టవచ్చు, ఎందుకంటే సహాయకరమైన నోట్స్ను రూపొందించడానికి ముందు Teamsకు ట్రాన్స్క్రిప్ట్ నుండి చర్చా కంటెంట్ అవసరం.
Teams మీటింగ్ తర్వాత నేను AI నోట్స్ను ఎక్కడ కనుగొనగలను?
సమావేశం తర్వాత, Teamsలో మీటింగ్ చాట్ను తెరిచి, రీక్యాప్ను ఎంచుకోండి. మీ సెటప్ను బట్టి, మీకు నోట్స్ లేదా AI నోట్స్ కనిపించవచ్చు. ఫెసిలిటేటర్ రూపొందించిన నోట్స్ కూడా మీటింగ్ చాట్ మరియు మీటింగ్ నోట్స్ ద్వారా కనిపించవచ్చు. సాధారణంగా, సమావేశాన్ని ట్రాన్స్క్రైబ్ చేసి, ఫీచర్ అవసరాలను తీర్చినప్పుడు, సమావేశం తర్వాత వచ్చే AI నోట్స్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తాయి.
ఫెసిలిటేటర్, రీక్యాప్ మరియు కోపైలట్ సమావేశపు నోట్సుల మధ్య తేడా ఏమిటి?
ఫెసిలిటేటర్ ప్రధానంగా సమావేశం సమయంలో AI ద్వారా ప్రత్యక్షంగా నోట్స్ రూపొందించడానికి ఉపయోగపడుతుంది. సమావేశం తర్వాత వినియోగదారులు నోట్స్, టాస్క్లు మరియు మీటింగ్ కంటెంట్ను సమీక్షించుకోవడానికి రీక్యాప్ ఉపయోగపడుతుంది. కోపైలట్ మీటింగ్ నోట్స్ అనేవి మీటింగ్ చాట్ లేదా రీక్యాప్ ద్వారా కోపైలట్ ఎక్స్పీరియన్స్లో రూపొందించబడతాయి. ఇవి ఒకదానితో ఒకటి అతివ్యాప్తి చెందుతాయి, కానీ అవి ఖచ్చితంగా ఒకే ఫీచర్ కాదు, కాబట్టి సెటప్ అవసరాలు భిన్నంగా ఉండవచ్చు.
AI నోట్స్ పని చేయడానికి టీమ్స్ మీటింగ్లకు ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అవసరమా?
అనేక Teams AI నోట్ వర్క్ఫ్లోలలో, ట్రాన్స్క్రిప్షన్ చాలా అవసరం, ఎందుకంటే ఇది AIకి విశ్లేషించడానికి ఒక ఆధారాన్ని అందిస్తుంది. ముఖ్యంగా రీక్యాప్ AI నోట్స్ అనేవి ట్రాన్స్క్రిప్ట్ లభ్యత మరియు మీటింగ్ అర్హతపై ఆధారపడి ఉంటాయి. మీటింగ్ పాలసీలలో ట్రాన్స్క్రిప్షన్ అనుమతించబడిందో లేదో అడ్మిన్లు నిర్ధారించుకోవాలి, మరియు ఆర్గనైజర్లకు మీటింగ్ తర్వాత నోట్స్ అవసరమైనప్పుడు, మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రైబ్ చేయబడిందని వారు నిర్ధారించుకోవాలి.
Teamsలో AI నోట్స్ కోసం ఫెసిలిటేటర్ను ఎవరు ఆన్ చేయగలరు?
డెస్క్టాప్ లేదా వెబ్లో Teamsను ఉపయోగించే నిర్వాహకులు లేదా ప్రెజెంటర్లు సాధారణంగా ఫెసిలిటేటర్ను ఆన్ చేయగలరు. మొబైల్ వినియోగదారులు లైవ్ నోట్స్ను చూడగలిగినప్పటికీ, వారు స్వయంగా ఫెసిలిటేటర్ను యాక్టివేట్ చేయలేకపోవచ్చు. ఈ పాత్రలోని వ్యత్యాసం కారణంగానే ఒక పార్టిసిపెంట్కు నోట్స్ ఆప్షన్ కనిపిస్తుండగా, మరొక వ్యక్తి దానిని ఎనేబుల్ చేయలేకపోతున్నారో తరచుగా వివరించబడుతుంది.
Teamsలో AI రూపొందించిన మెరుగైన మీటింగ్ నోట్స్ను నేను ఎలా పొందగలను?
స్పష్టమైన ఎజెండాను ఉపయోగించండి, నిర్ణయాలను బిగ్గరగా చెప్పండి మరియు చేయాల్సిన పనులను వాటి పేర్లతో స్పష్టంగా కేటాయించండి. వీలైనంత వరకు ఒకరి మాటను మరొకరు అడ్డుకోకుండా చూడండి మరియు సమావేశ భాషను స్థిరంగా ఉంచండి. సమావేశానికి ఒక నిర్మాణం ఉన్నప్పుడు AI నోట్స్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తాయి. వాటిని విస్తృతంగా పంచుకునే ముందు నోట్స్ను సమీక్షించడం కూడా సహాయపడుతుంది.
Teamsలోని AI నోట్స్ పంచుకోవడానికి తగినంత నమ్మదగినవేనా?
ఏఐ నోట్స్ సహాయకరంగా ఉంటాయి, కానీ వాటిని పంచుకునే ముందు, ముఖ్యంగా క్లయింట్లు లేదా నాయకత్వంతో పంచుకునేటప్పుడు తప్పకుండా తనిఖీ చేయాలి. పేర్లు, సంఖ్యలు, నిర్ణయాలు, గడువులు మరియు సున్నితమైన వివరాలను సమీక్షించండి. ఏఐ నోట్స్ను ఒక సహాయకరమైన ముసాయిదాగా పరిగణించాలి కానీ, పరిపూర్ణమైన చట్టపరమైన లేదా నిబంధనల పాటింపు రికార్డుగా కాదు అనేది ఈ వ్యాసంలోని ఆచరణాత్మక నియమం. మానవ సమీక్ష ఇప్పటికీ ముఖ్యమైనదే.
ప్రస్తావనలు
-
మైక్రోసాఫ్ట్ సపోర్ట్ - మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్స్ సమావేశాలలో ఫెసిలిటేటర్ - support.microsoft.com
-
మైక్రోసాఫ్ట్ లెర్న్ - కోపైలట్ సమావేశ విధాన సెట్టింగ్లు - learn.microsoft.com